まず、「機械振興会館の会議室」のページを参照して下さい。
　このページでは解決しない場合は、"To::kensen-office@ieice.org" 宛にメールでお問合せください。

会議室使用またはキャンセルして約１ヶ月後にお送りします。

(1)「当日、現金での受付をするか？」を、kensen-office@ieice.org 宛のメールでお知らせ下さい。現金の取扱いがある場合は、領収書や受付簿を用意します。しかし、感染症対策（接触機会を減らす）としては、現金受付をされずに、オンライン決済のみでの対応をお勧めいたします。
(2)受付は、オンライン開催時と同様に参加者リストをダウンロードして来場者チェックをされると考えていますが、必要であれば、受付簿を用意します。
(3)機械振興会館の「新型コロナウイルス感染症拡大防止対策とご利用の皆様へのお願い」をご参照下さい。なお、飛沫感染予防用アクリルパネル・スタンドの貸出備品はありませんので、各研専にてご準備下さい。
(4)研究会開催に必要な機材等は、以下の宛先にお送りください。事前に「①到着予定日、②個数」を、kensen-office@ieice.org 宛のメールでお知らせ下さい。
〒105-0011
東京都港区芝公園3-5-8 機械振興会館内　1F 101号室
電子情報通信学会　会員サービス部　研究会課
TEL：03-3433-6691

機械振興会館・会議室を予約できる時間帯は、
　(A)午前( 9:00～12:00)　(B)午後(13:00～17:00)　(C)夜間(18:00～21:00)　で、
　(B-1)午後の前延長(11:00～13:00)　(B-2)午後の後延長(17:00～19:00)
を追加可能です。
　17:00～18:00を使用する場合は、「(B)午後(13:00～17:00)」に「(B-2)午後の後延長(17:00～19:00)」を追加して下さい。
(B-2のみを予約することはできません)
　なお、
・「(B-1)午後の前延長(11:00～13:00)」の料金は「午前の料金の1/3」
・「(B-2)午後の後延長(17:00～19:00)」の料金は「夜間の料金の1/3」
ですが、前延長・後延長はそれぞれ１区分としての備品料金がかかります。
　例えば、11:00～19:00(前延長+午後+後延長)で備品を使用する場合の備品料金は午後のみの場合の３倍になります。

「共同ホスト」は、現在の契約のままで、無制限に割当てることが
できるようです。
詳しくは、 「共同ホスト」とは
をご参照ください。

事務局のZOOM Webinar1000をご利用いただけます（有償）研究会におけるZOOM/Webex利用申し込みフォームよりお申込み下さい。
ただし、先約等があり、ご希望に添えない場合もございます。あらかじめご了承下さい。
なお、利用料金は1万円/1回（税別）です。利用料金には、1回のリハーサル分を含みます。リハーサルは利用日以外でも構いませんが、利用日以外使用の場合は、申込フォームの「事務局への連絡事項」にリハーサル日を記載ください。　

　kensen-office@ieice.org 宛へ以下の情報をお知らせ下さい。
(1)研専名：
(2)アカウントの登録メールアドレス：
(3)研専内での管理者氏名：
(4)研専内での管理者のメールアドレス：
(5)希望利用開始日：
(6)パスワード(*1)：
　(*1)以下の規程があります
　　・文字は8文字以上
　　・1つ以上の文字（a, b, c...）
　　・1つ以上の数字（1, 2, 3...）
　　・大文字と小文字の両方を含む

　(1) 研究会におけるZOOM/Webex利用申し込みフォームに、必要情報を入力して下さい。
　(2) 空きがあれば、メールで、「ミーティングID、パスコード、ホストキー、Zoom-URL」をお知らせします。
　(3)使用後、依頼に応じて、参加者一覧ファイル、録画ファイルをお送りします。(古いファイルは削除されますので、早めにご依頼ください)

　(1) 研究会におけるZOOM/Webex利用申し込みフォームの「６．事務局への連絡事項」欄またはkensen-office@ieice.org 宛のメールで、その旨をお知らせ下さい。

　(1)オンライン聴講参加申込みフォームをご利用ください。

　研究会プログラム公開締切に記載されていますように、「原稿の締切日」は、基本的に研究会開催日の約3週間前を予定しており、連催の場合は約4週間前になりますが、GWや年末年始にかかる場合はプラス1週間前倒しになります。発表募集の際に周知する等、正確な締切日を予め知りたい場合はgihou-office@ieice.orgまでお問合せ下さい。

原稿締切後の差し替えはできませんが、研究会開催前に限り正誤表は提出可能です。
別途手数料3000円(税込、クレジット決済のみ)をご負担ください。
正誤表は、本文の技報PDFファイルのダウンロードアイコンの右側に別ファイルとして表示されます。
ご希望の場合は、アップロード及び決済用のURLをシステムから発行しますので、gihou-office@ieice.org宛にお知らせ下さい。
なお、正誤表の提出期限は研究会開催前日までですので、余裕をもってお知らせ下さい。

原稿が全て揃わないと次の作業に進められませんので、特別に招待講演だけ原稿締切を遅くすることはできません。

スケジュール登録をする際に「原稿枚数」欄でご希望の枚数を指定頂きましたら、その枚数で原稿執筆依頼メールをお送りします。

ソサイエティ、研専の判断で構いませんが、技報は購入して閲覧している方もいますので、品質維持にはご注意ください。

(1)引用の範囲内でしたら、適切に
(A)権利表示（例：Copyright(C)2020 IEICE）
(B)出所の明示（例：著作者名、書名（題号）、雑誌名、巻、号、頁、発行年など）
を記載いだければ、利用許諾申請の必要はありません。

(2)引用の範囲を超えると思われる場合は、著作物利用許諾申請に従い、著作物利用許諾申請書をご提出下さい。

(3)詳細は、電子情報通信学会著作権規程をご参照下さい。

信学会・事務局では原稿の形式は指定しておらず、「研究会に投稿する」のページに掲載しているテンプレート(Wordファイル、TeX（日本語のみ）)は、あくまで参考用と認識しています。

「研究会に投稿する」のページの「研究会資料（技術研究報告）とその発行日」に記載されていますように、技術研究報告の発行日(公知日)は研究会開催初日の1週間前(7日前)です。

１．専門委員長の交代
　ソサイエティの承認事項（CS以外）ですので、任期途中で交代の場合は、ソサイエティの担当幹事ならびに事務局へ御連絡下さい。
２．副委員長・幹事・幹事補佐・専門委員及び顧問の交代
　特にソサイエティの承認を必要としませんので、研究専門委員会で承認後、事務局へ御連絡下さい。
３．以下の情報を、kensen-office@ieice.org 宛のメールでお知らせ下さい。
　(1)共通：研専名
　(2)退任の場合：(A)お名前、(B)(できれば)会員番号、(C)退任日
　(3)新任の場合：(A)お名前、(B)(できれば)会員番号、(C)就任日
　※基本的に、後任者の退任予定日は前任者の退任予定日となります。
　　新任の方が非会員の場合は、「非会員登録のための情報」にご記入の上、ご提示下さい。
　(4)役職変更(例：幹事補佐から幹事への変更)の場合：(A)お名前、(B)(できれば)会員番号、(C)変更日
　(「変更日に前職を退任、新職に就任」との処理を行います)

　信学会・事務局では、「会員管理システム」に登録されている情報を利用しています。
　ken-office@ieice.org 宛のメールで、「(1)お名前、(2)(できれば)会員番号、(3)変更後の情報」をお知らせいただければ、「会員管理システム」に登録されている情報を更新しますが、信学会の会員の場合は、各会員のマイページから変更可能です。

(1)委員長、副委員長、幹事、幹事補佐が、専門委員、顧問が、信学会会員である必要はありません。
　しかし、専門委員等になっていただくにあたり、会員登録、または、アソシエートメンバー登録をお勧めください。
(2)非会員の場合は、非会員登録を行い、会員番号を発行します。
　(以前は会員であったが、退会等で、現在は非会員の場合も同様です)
(3)非会員、会員番号が不明の場合は、非会員登録のためのデータをダウンロードして、ご記入の上、kensen-office@ieice.org 宛に返送して下さい。なお、「所属」と「FAX番号」以外は必須項目です。
(4)入会申請中の場合は、仮の会員番号(8桁)、または、正式の会員番号(7桁)が確定した後にお知らせ下さい。

　各ソサイエティ/グループの以下の規程を参照して下さい。
(1)ESS(基礎・境界ソサイエティ)
　基礎・境界ソサイエティ運営規程　の
　(A)定員：第21条・第1項
　(B)任期：第22条
(2)CS(通信ソサイエティ)
　通信ソサイエティ研究専⾨委員会運営基準内規　の
　(A)定員：第2条
　(B)任期：第4条
(3)ES(エレクトロニクスソサイエティ)
　エレクトロニクスソサイエティ研究技術会議規程　の
　(A)定員：第6条・第1項
　(B)任期：第6条・第2項
(4)ISS(情報・システムソサイエティ)
　情報・システムソサイエティ運営規程　の
　(A)定員：第20条
　(B)任期：第11条
(5)NLS(NOLTAソサイエティ)
　NOLTA ソサイエティ運営規程　の
　(A)定員：第17条・第1項
　(B)任期：第18条
(6)HCG(ヒューマンコミュニケーショングループ)
　ヒューマンコミュニケーショングループ運用規程　の
　(A)定員：第17条
　(B)定員：第18条

　kensen-office@ieice.org 宛のメールで依頼して下さい。

　毎年６月上旬の社員総会の日に、「会員管理システム」から「各会員のマイページからダウンロード可能」の旨のメールが送られますが、いつでも、各会員のマイページからダウンロード可能です。

　kensen-office@ieice.org 宛のメールで依頼して下さい。
　その際に、以下の留意事項があれば、お知らせ下さい。
(1)指定様式がある場合：指定様式、記載方法等のURL
(2)押印の必要性　←事務処理軽減のため、できれば「押印省略」でお願いします
(3)記載する「就任日」を特定の日付ではなく「届出日」や「承諾日」等とする場合　←遡及が認められない場合
(4)記載する任期を1年とする場合　←幹事等の任期は2年ですが、「委嘱依頼状」等が毎年必要な場合もあるようです。
(5)「委嘱依頼状」等の送付先が委嘱者ご本人(例：新任の委員長)ではない場合：送付先をご教示下さい。
　なお、電子情報通信学会・事務局では電子印鑑を利用していますので、お送りする「委嘱依頼状」等はPDFファイルです。

メーリングリストの作成方法を参照して下さい。

　研究会プログラム公開締切に、「(2)プログラム公開の締切日」が示されています。
　この「(2)プログラム公開の締切日」に間に合うように、「(1)発表申込の締切日」を設定して下さい。
　また、同じページに記載されていますように、「(3)原稿の締切日」は、基本的に研究会開催日の約3週間前を予定しており、連催の場合は約4週間前になりますが、GWや年末年始にかかる場合はプラス1週間前倒しになります。発表募集の際に周知する等、正確な締切日を予め知りたい場合はgihou-office@ieice.orgまでお問合せ下さい。

　研究会プログラム公開締切に、記載されている締切日に間に合いそうにない場合は、その旨を、速やかに、kensen-office@ieice.org宛にお知らせ下さい。
　なお、公開が遅れますと、以下の影響があります。
(1)発表者への原稿執筆依頼メールを送るのが遅くなります。
　原稿の締切日は、研究会開催日の約3週間前(連催の場合は約4週間前)ですが、執筆依頼メールが遅くなっても、技報原稿の締切は変わりません。
(2)会誌の会告の「第一種研究会開催案内」の「日時」「会場」欄が「未定」になります。

(1)2023年4月開催以降の各研究会のプログラムは会告に載せないことになりました。

１．免除可否の判断時期
　原稿締切までに免除の設定を行う必要がありますので、免除を行いたい場合は、速やかに、2.の「ソサイエティへの申請、確認」、4.の発表申込フォームでの「発表参加費免除設定」を行って下さい。
２．免除可否の判断
(1)ESS/NLSの場合
　研専の判断で免除は可能ですが、ESS庶務幹事に申請書を提出してください．
(2)通ソの場合
　発表参加費の免除には研専運営会議議長団の確認が必要です．
(3)エレソの場合
　発表参加費の免除には研究技術会議幹事団の確認が必要です．
(4)ISSの場合
　講演者の発表参加費は不要で聴講参加費が必要です.
(5)HCGの場合
　講演者の発表参加費は不要で聴講参加費が必要ですが、幹事団等の聴講参加費の免除が可能です.
３．免除の留意点
　免除申請の目的は．研専の活動活性化，新たな取り組みへのきっかけ，学会のアウトリーチ等を目的とした活動を補助するために設けています．
　研究会運営側から招待講演や特別講演などを依頼した場合でも，原則,発表参加費（通ソ/エレソ/ESS/NLS）・聴講参加費（ISS/HCG）の支払が必要です.
　本申請の目的，位置付けを鑑みた上で申請理由を明確にして下さい.
４．免除の設定方法
　該当の講演者の発表申込フォームで「発表参加費免除」にチェックを入れて、「免除事由」を記載して、「データベースに登録する：確認メールなし（幹事用ボタン）」を押して保存して下さい.

　2022年3月までは参加者リストをお送りいただいていましたが、2022年4月以降、参加者リストの提出は不要になりました。参加者数(*1)のみを、kensen-office@ieice.org宛にお知らせ下さい。
(*1)開催日毎、かつ、できれば研究会毎(*2)の参加者数をお知らせ下さい。
(*2)例えば、A研究会、B研究会、C研究会が共催の場合、「A研究会：○人、B研究会：△人、C研究会：◇人」とお知らせ下さい。
　　別々が難しい場合は、例えば、「A研究会、B研究会、C研究会で合計□人」とお知らせ下さい。
　　(集計の際は、研究会の数で割った参加者数を用います)

　研専が賛同しているのであれば問題ありません。

(1)最初に、「第2種研究会の資料は著作権が本会に帰属していないため、当該資料を著者に無断で研究会等のHPで公開することは著者権利侵害のリスクがあるばかりでなく、著作物が他者権利を侵害していた場合、本来著者が負うべきリスクを研究会等が負わざるを得ないという多大なリスクを負うことになる」ことをご理解ください。
(2)次に、2 種研究会資料の WEB 公開についてをご一読下さい。
(3)具体的には、以下のように進めて下さい、
　(A)WEB掲載に関する許諾書(和文)、または、WEB掲載に関する許諾書(英文)への記入を依頼して下さい。
　(B)研究会名と開催年月日が明記された開催プログラムをプリントアウトし、そのうち、許諾書のあるものに番号(例：1, 2, 3, …)を付記して下さい。
　(C)著者から届いた許諾書に、「上記(B)の番号と同じ番号」と「研専名、担当者名、担当者のメールアドレス」を付記して下さい。
　(D)当該年度分の上記(B)の開催プログラムと(C)の許諾書のPDFファイルをまとめて、年度末までに事務局・研究会担当(kenkyukai@ieice.org)宛メールに添付して送って下さい。

できません。
プログラム公開が遅くなる場合、幹事団の皆様がgihou-office@ieice.orgに問合せた正確な締切日を発表申込された方にお知らせしておくのが良いと考えます。

(1)まず、ソサイエティ/グループに確認して下さい。
(2)ソサイエティ/グループの承認後に、電子情報通信学会　オンデマンドWebinarアーカイブ登載申し込みに準じ、まず、講演配信同意書に、「コンテンツ提供者の直筆署名」等をご記入の上、問い合わせ先メールアドレス(service@ieice.org)に送付して下さい。
(3)講演終了後に、「電子情報通信学会　オンデマンドWebinarアーカイブ登載申し込み」に記載されている、以下の2ファイルと上記の講演配信同意書ファイルを1つのフォルダに圧縮して、問い合わせ先メールアドレス(service@ieice.org)宛にお送りください。
　(A)メタデータファイル（csvファイル）
　(B)動画ファイル
(4)なお、ライブ配信をするにあたって、アーカイブ化は必須ではありません。

　事務局は「研究会発表申込システム」に登録されている「研究会スケジュール」を参照していますので、「事業計画からの開催日変更」を事務局に伝える必要はありません。

　遅くとも「開催月の3か月前の月末」までに登録するようにして下さい。
　例えば、9月10日が開催初日の場合、3か月前の月末は6月30日になります。
【参考】各種日程の決め方の例
(1)「研究会開催プログラムの公開締切日」のページを参照して、「研究会開催プログラムの公開締切日」を把握して下さい。
　(例：2023年9月開催研究会の「研究会開催プログラムの公開締切日」は2023年7月20日です)
(2)この「研究会開催プログラムの公開締切日」の「プログラム作成日数」前を「発表申込締切」として下さい。
　(例：プログラム作成に2日必要とすると、「発表申込締切」は2023年7月18日になります)
(3)期待した発表申込数がない場合に「発表申込締切」を延長する可能性があることを考慮すると、さらに「発表申込締切」を前にするのが良いかもしれません。
　(例：「発表申込締切」を1週間延長する可能性を考慮して、最初の「発表申込締切」を2023年7月11日とします)
(4)「発表申込締切」の「発表申込期間」前までに、「研究会スケジュール」を「研究会発表申込システム」に登録します。
　(例：2週間の発表申込期間とすると、2023年6月27日までに、「研究会スケジュール」を「研究会発表申込システム」に登録)

「オンライン開催参加者の管理」の備考欄については、こちらをご参照下さい。

(1)事務局への報告事項はありません。
(2)研究会同士の共催のため、基本的に、各研究会で承認されていればと思います。
(3)ソサイエティで研専の取りまとめを担当している組織(*1)に照会いただくのがよいかと思います。
　(*1)例：CS研専運営会議、ISS技術会議

(1)CS、ES、HCGは無料付与ございます。ESS/NLS、ISSは無料付与しておりません。
(2)ダウンロードは、研究会マスターに登録されているご自身のメールアドレスで研究会システムにログイン頂ければダウンロード可能です。幹事進呈D/L権(メールアドレス認証)は、スケジュール登録画面の設定でON/OFF設定できます
(3)ダウンロード期間は開催日1週間前から開催日1ヶ月後までです。

特に決まった手続きはございません。研専内で検討して購入を進めて頂ければと思います。
ただし、購入後は「備品管理台帳」に記入して、研専内で管理してもらう必要がございます。