図5-19 メールボックス（フォルダ）を作ってメールを整理する
（ｂ）［メールボックス］のメニューに［News］が表示されることを確認してください。
（ｃ）メールをメールボックスへ移動するには、［受信］あるいは［送信］メールボックスの状態で、メールを選んで［移動］メニューから移動先のメールボックスを選びます。
（ｄ）［受信］や［送信］メールボックスに、あまりにたくさんのメールが残ることは、美しくないだけでなく、わかりにくくなります。また、メールソフトの動作が不安定になることがあります。仕事別、プロジェクト別、公私別、Don't Forgetメールボックスなどいくつかのメールボックスを作って、メールを整理しましょう。
（ｅ）メールボックスの名称変更や削除などは［ツール］→［メールボックス］で行います。この画面では、メールボックス間のメールの移動なども行えます。また、メールボックスを集めた［フォルダ］も作れますので、例えば［プライベート］というフォルダの下に、いくつかのメールボックスを作ったりすることもできます。
図5-19 メールボックス（フォルダ）を作ってメールを整理する
（ｂ）新規メッセージ作成の画面（5.3節）で、画面上部のアイコン（印鑑マークのアイコン）で［署名］［別署名］のどちらを入れるかを指定できます。指定した［署名］は本文の一番うしろに自動で挿入されます。なお、［送信］メールボックス内のメールを見ても［署名］は入っていません。署名がちゃんと入ったかどうかは、自分宛にメールを出して、受信したメールの中身を確認します。
（ｃ）メールのヘッダ（Fromの部分）には、あなたの電子メールアドレスと［本名］が入ります。しかし、［署名］として、組織と電話番号やファックス番号などをいれると、さらに親切です。ヘッダに電話番号などを入れる人がいますが、受信した方では読みにくいものです。［署名］にしたほうがいいでしょう。
（ｄ）署名は図5-21を参考に、シンプルに書きましょう。受け取って読む人のことを考えて、あまりに長い署名や凝ったものは避けることが望ましいです。文字を使って絵を描いたりする人もいますが、あまりに凝った署名は望ましくありません。3−5行以内にしましょう。
図5-21 メールの末尾に付ける署名を作る
（ｂ）［ツール］→［ニックネームの作成］を選びます（図5-22）。［新規］を選ぶとニックネームを聞いてきますので、これを登録します（図5-23）。ニックネームの画面に戻って、右側に電子メールのアドレスを書きます。
（ｃ）図5-23で［受取人リストに載せる］をチェックしておくと、［メッセージ］メニューに［新規メッセージあて先］というメニューが現れ、メニュー一発でニックネームの人宛のメール作成画面がでます。また、新規メッセージの作成の画面では、［To］→［Cc］の場所へ［編集］→［受取人の挿入］でニックネームが挿入されます。
（ｄ）ニックネームのもう１つ便利な使い方を教えましょう。１つのニックネームには、２つ以上のアドレスが書けます。つまり、ニックネームを使って、複数の人への［同報メール］が出せます。グループ内メンバーへの周知などに便利です。２つ以上のアドレスの書き方は、電子メールソフトによって少しずつ違います。EUDORA PROでは１行に１人のアドレスを書きます。その他のソフトでは「,（半角英数のカンマ）」あるいは「, （半角英数のカンマ+ブランク）」で区切ったりすることがあります。詳しくはマニュアルを読んでください。
図5-22 良くメールを出す相手はニックネームに登録する
（ｂ）その前に、2人以上の相手にメールを出す方法です。これは、［To］に複数のアドレスを「,（半角英数のカンマ）」あるいは「, （半角英数のカンマ+ブランク）」で区切って記入することで簡単に実現できます。ただし、あまりに多くの人に送るのは止めましょう。メールソフトによっては、［To］に10人以上のアドレスがあると受信できなくなるものがあります。10人以内にしましょう。
（ｃ）さて、CcはCarbon Copy、BccはBlind Carbon Copyの略です。つまり［写し］です。両者の違いはちょっとまぎらわしいので、図5-24で確認しましょう。
（ｄ）つまり、ToやCcの人には、Bccの人にメールが送られていることがわかりません。Bccの人には、誰に送られているのか全部わかります。
（ｅ）Bccを使うのは、あまりお勧めできません。まず、Bccを受け取った人が、自分宛にBccで来たことを理解しないで、ToやCcの人に［返信］を出したり、口答で話をしたりする可能性があります。ToとCcの人は「あれ、この人が何で知ってるんだろう」と思います。
（ｆ）Bccを使うよりもCcを多用する方がフェアです。例えば、Toでお客様に返事を出して、Ccを同僚・関係部門に送っておきます。後でCcの人が「そんな話は知らない、初めてだ」といわれたら、「ちゃんとメールで連絡してあります」ということになります。メールを使うと情報が共有できて、連絡だけの無駄な会議がなくなります。
（ｇ）メールを受信したら、自分宛にToで来たのかCcで来たのかを確認しましょう。そうしないとCcで来ているのに無用の［返信」を出してしまいます。
図5-24 Ccは便利だがBccはあまり使わない方がいいらしい
（ｂ）インターネットメールの基本は、プロバイダのメールサーバ（POPサーバ）内にメールを残さず、パソコンにメールを転送してしまうことです。サーバにメールを残すと、サーバ内のディスクが一杯になって、新規メールが受信できなくなります。
（ｃ）でも一時的には、そしてそんなに多量でなければ、サーバにメールを残せます。先の例では携帯パソコンの方の設定を［サーバにメールを残す］にしましょう。これは［ツール］→［オプション］（Macintoshでは［設定］）→［メールの確認］で設定します（図5-25）。
（ｄ）会社のパソコンは、［サーバにメールを残す］を外しておきます。会社へ戻ってからインターネットへアクセスすると、残っていたメールがデスクのパソコンに一括転送されます。むろん、ここでの前提は会社でも外出先でも同じプロバイダ（あるいは会社のネットワーク）を使うということです。
（ｅ）携帯パソコンでアクセスしているときは、EUDORA PROはサーバにアクセスして「まだパソコンにもってきていないメール］のみを転送します。サーバにあまりにたくさんのメールを残すと、「まだもってきていないかどうか」のチェックに時間がかかることになります。通信費の節約のためにも、サーバにたくさんのメールを残すのは止めましょう。
（ｆ）サーバが保存しているのは、あなた宛に受信したメールのみです。送信したメールはサーバには保存されません。送信したメールも、後で会社のパソコンに転送したい場合は、Ccに自分のアドレスを入れて、自分宛にメールを送っておきます。なお、この場合に限っては自分宛にBccを使うのもいいでしょう。Ccではメールの相手が「誰に写しを送っているんだろう」と思いますが、Bccならば相手には表示されませんから。
図5-25 モバイルパソコンでは「メールをサーバに残す」設定をする