平成21年11月9日制定）
（平成22年3月12日改正）
（平成28年2月4日一部改正）
（令和7年9月26日改正）
第1章 目的
第１条
本規程は、電子情報通信学会（以下本会と称す）エレクトロニクスソサイエティ(以下本ソサイエティと称す)の運営上必要な会議等に本ソサイエティ会員ならびに関係する本会会員（以下会員と称す）が出席するために要する旅費に関して、本ソサイエティの原則ならびに必要な手続きを定めるものである。
第2章 原則
第２条
- 本ソサイエティは対象会議等に出席するために必要な旅費を基本的には支給しない。また、会員は学会活動ための旅費について所属機関から支給されるように努力しなければならない。
- 前項の努力にも関わらず所属機関から旅費が支給されず、かつ、第３条の対象会議等のみのために旅費を必要とする場合、旅費を必要とする会員の申請に基づき、本ソサイエティは旅費として交通費および宿泊費を支給することができる。
- ２項の宿泊費は、対象会議等に出席するために前日に勤務地を出発する必要がある場合、または、対象会議等終了後にその日のうちに勤務地へ帰着できない場合に、支給することができる。
第3章 対象会議等、申請資格
第３条
- 第２条に基づき本ソサイエティが旅費を支給できる対象会議等は次のものとし、旅費支給の限度は対象会議等の年間の開催回数を上限とする。なお、総合大会またはソサイエティ大会と同時開催であり、大会への参加が主目的である場合は支給対象としない。
- 運営委員会
- 執行委員会
- 企画会議
- 編集出版会議
- 領域連携会議
- 領域委員会
- その他本ソサイエティ会長が認めた以下の会議等
- エレクトロニクスソサイエティフェローピアレビュー委員会
- エレクトロニクスソサイエティ・シニア会員推薦委員会
- エレクトロニクスソサイエティ各会議主催タスクフォース会議
- 和文・英文論文誌、ELEX 編集委員会
- エレクトロニクスソサイエティリーダーズミーティング
- 第２条に基づき本ソサイエティに旅費の支給を申請できる会員は、前項により定められた対象会議の正規委員・メンバーとする。オブザーバ資格にて出席する会員には申請資格を認めない。
第4章 支払金額
第４条
第２条２項の交通費は、本会宛の証票に基づき実費を支払う。但し、鉄道・バス等の近距離区間で証票の取得が困難な場合は、利用経路の交通費を証明する書類を証票に代えることができる。
- 勤務地の最寄りの駅から対象会議の開催地の最寄りの駅までの往復運賃相当額（鉄道・バス等の運賃・普通車指定席特急料金または割引航空運賃）とする。また、タクシー利用費用、鉄道各社グリーン料金、ならびに航空各社エコノミー席以外の利用による追加料金は認めない。なお、会議開催時間の都合によりやむを得ない場合は、自宅から開催地への直行、もしくは開催地から自宅への直帰を認める。
- 新幹線等特急列車あるいは航空機の利用は、時間的･経済的に合理的な交通手段と認められる場合のみとする。
- 支払額の算出方法は下記のとおりとする
- 航空機利用に際しては、割引制度を利用した実費航空運賃に、最寄りの駅から空港までの運賃を加えた額とする。
- 新幹線等特急列車を利用する場合は普通車指定席料金とする。なお、鉄道・バス等各社が定める各種割引制度の利用を推奨する。
- 申請者が所属機関より通勤費の支給を受けている区間が経路上に含まれる場合は、その区間を除く。
第５条
第２条３項の宿泊費は、10,000 円以内／泊の実費とし、支給の際には本会宛の証票を必要とする。 ただし、電子情報通信学会「役員等及び職員旅費規程」第8条別表1で指定する甲地方における宿泊費については、第２条３項で定める宿泊費を超える場合でも、1万6千円を上限として実費精算することができる。 宿泊費には食事代等の宿泊以外の費用を含めてはならない。
第5章 申請方法・支給手続き
第６条
- 第２条に基づき本ソサイエティに旅費の支給を申請する会員(以下申請者と称す)は、原則として２週間前までに本ソサイエティ事務局に別に定める申請書（様式1 および2）を添えて申請する。
- 前項に基づき申請書が提出された場合、本ソサイエティ企画広報財務担当副会長、財務幹事は申請内容ならびに本ソサイエティ予算執行状況を確認の上、速やかに旅費支給の是非ならびに支給金額を決定し、申請者ならびに関係者に通知する。この際、本ソサイエティ企画広報財務担当副会長、財務幹事は本ソサイエティ予算執行状況に基づき旅費の不支給または減額をすることができる。
- 申請者は、申請した対象会議に出席した後、実際に利用した旅費の証票を別に定める台紙（様式3）に貼付の上、速やかに本ソサイエティ事務局に提出するものとする。
- 前項に基づき証票が提出された場合、本ソサイエティ企画広報財務担当副会長、財務幹事は証票の内容を確認の上、第６条２項記載の支給金額の範囲内で旅費支給を実施する。申請者より証票が提出されない場合には、旅費の支給を停止することができる。
第７条
本ソサイエティ財務幹事は、第６条２項に基づく決定・実施を本ソサイエティ執行委員会に報告する。
第８条
第３条1 項に定められた対象会議の議長は、第６条１項に基づき本ソサイエティに旅費の支給を希望する者の有無を毎年事前に調査し、本ソサイエティ財務幹事が本ソサイエティ予算案に計上できるよう努力しなければならない。
第９条
上記に該当しない経費が発生した場合や、特別なケースについては、本ソサイエティ企画広報財務担当副会長、財務幹事の判断により、その都度対応する。
第6章 その他
第１０条
本規程の改廃は本ソサイエティ執行委員会の承認により実施する。
附則
本規程の改正は、令和8年5月27日から適用する。