通信ソサイエティ国際会議処理要領


平成10年3月27日制定
平成12年3月30日改訂
平成17年5月26日改訂
平成20年9月17日改訂
平成21年3月19日改訂
平成21年5月19日改訂
平成22年4月01日改訂
平成23年1月27日改定
平成23年5月19日改定
平成24年1月23日改定
平成26年9月24日改定
平成28年1月22日改定

 
 本処理要領は、一般社団法人電子情報通信学会(以下「本学会」という。)の通信ソサイエティ又は本学会通信ソサイエティに属する研究専門委員会等が関与する全ての国際会議、及び通信ソサイエティ内に設置される国際会議の国内委員会に関する諸手続き・処理について定めている。
   
1.通信ソサイエティが関与する国際会議の形態・種別等について

1.1 国際会議の定義
 

 本要領における国際会議とは、2ヶ国以上の人が集まって開催し、組織委員会、実行委員会などに外国の委員を含むなど、企画・実行等の 委員会により国際会議として位置づけられたものとする。また、当該国際会議に関与する本学会の内部組織(以下「関与母体」という。)は、通信ソサイエティ (以下,本ソサイエティという。)又は本ソサイエティに属する研究専門委員会等(以下「研究専門委員会」という。)とする。

   

1.2

開催形態
 

 国際会議の企画提案・実施運営を計画する本ソサイエティの内部又は外部の組織(以下「実行組織」という。)は、 本ソサイエティへ提出・承認された国際会議計画趣意書( 様式1 ) に基づき、国際会議の開催に関与母体が関与する(責任を有する)程度に応じて、下記のいずれかの開催形態による国際会議を開催することができる。 ここで、当該国際会議の開催に本会が責任(責務)を負う場合の関与母体は「開催母体」という。

 

(1) 主催(sponsored byなど)

 

開催母体が単独で会議を開催し、本ソサイエティが会議開催のすべての責務を負 う場合に「主催」とする。

  (2) 共同主催(cosponsored byなど)
 

開催母体が本ソサイエティ以外の責任組織と共同で会議を開催し、本ソサイエティが共同分担の度合いに応じて 会議開催の責務を負う場合に「共同主催」とする。なお、開催母体としての位置付けが、共同分担の度合い に応じて主格あるいは同格等に区分される場合や、責任分担率で区分される場合もある。

 

(3) 協催(in participation with,technically cosponsored byなど)

 

本学会が会議開催の実行上のすべての責務を負わず、関与母体から実行組織への委員の派遣、 又は実行組織における関与母体とのリエゾンの設置により論文関係の業務の分担、広報・プロモーションの相互協力 を行う等の場合に「協催」とする。

 

(4) 協賛または後援(in cooperation withなど)

 

本学会が会議開催の実行上のすべての責務を負わず、関与母体が国際会議の開催案内を本ソサイエティ 又は本学会会員へ周知するなどの点で協力する場合に「協賛」または「後援」とする。なお、「協賛」または「後援」のいずれを 使用するかは、実行組織により選択することができる。

 

上記開催形態のうち、(1)、(2)、(3)の形態による国際会議については、その開催・支援活動において必要となる費用に対して、通 信ソサイエティ国際活動資金を利用した補助を受けることが可能である。但し、補助の決定にあたっては、通信ソサイエティ国際活動資金運用規程に基づき、本 ソサイエティ国際委員長への補助の申請、本ソサイエティ国際委員会(または本ソサイエティ執行委員会)における申請内容の精査及び承認が必要である。

   
1.3

関与母体

 

(1)下記のいずれかに該当する国際会議の場合は、関与母体を原則「通信ソサイエティ」とする。

 
a)

過去の主な開催又は関与団体が本ソサイエティ又はそれ相当であり、今後、継続的に開催されるもの。

b)
本ソサイエティが企画するもの。
c)
本ソサイエティに属する複数の研究専門委員会が共同で開催又は関与するもの。ただし、必要に応じて「研究専門委員会」を関与母体とすることもできる。
d)

その他、本ソサイティ執行委員会が承認したもの。

 

(2)研究専門委員会単独で開催するものは、関与母体を「研究専門委員会」とする。

   
1.4 開催形式の名称
   開催形態および関与母体により、国際会議の開催形式の名称(表記)は下記のとおりとする(ただし、[ ]内は省略可能。)
  < 関与母体が通信ソサイエティの場合 >

 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ主催
 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ共同主催
 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ協催
 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ協賛(または後援)

【 英語表記の例 】
 Sponsored by Communications Society, IEICE (or IEICE-CS)
 Cosponsored by Communications Society, IEICE (or IEICE-CS)
 Technically cosponsored by Communications Society, IEICE (or IEICE-CS)
 In cooperation with Communications Society, IEICE (or IEICE-CS)

< 関与母体が研究専門委員会の場合 >

 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ○○研究専門委員会主催
 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ○○研究専門委員会共同主催
 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ○○研究専門委員会協催
 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ○○研究専門委員会協賛(または後援)

【 英語表記の例 】
 Sponsored by Technical Committee on XX, Communications Society, IEICE (or IEICE-CS XX Technical Committee)
 Cosponsored by Technical Committee on XX, Communications Society, IEICE (or IEICE-CS XX Technical Committee)
 Technically cosponsored by Technical Committee on XX, Communications Society, IEICE
  (or IEICE-CS XX Technical Committee)
 In cooperation with Committee on XX, Communications Society, IEICE (or IEICE-CS XX Technical Committee)

 

また、以下の特別な理由があると認められた場合は、ソサイエティ名称(「電子情報通信学会通信ソサイエ ティ」)に加えて本学会名称(「電子情報通信学会」)を併記(例えば、開催形態が共同主催の場合、[一般社団法人]電子情報通信学会共同主催、 [一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ共同主催と表記)することができる(※個別の事情等により併記が困難な場合に限り、 本学会名称のみとすることもできる)。なお、本学会名称を使用する場合には、国際会議の実行組織は、本ソサイエティを通して本学会 名称使用に関する本学会国際委員会の了承を得るものとする。

 

<特別な理由>

 
1.
歴史的な経緯からソサイエティ名称とはしにくい場合
2.
ソサイエティ名称とすると海外から誤解を受ける可能性がある場合
3.
電子情報通信学会全体にかかわる内容の会議の場合(複数ソサイエティによる共同主催等)
4.
共同主催相手とのバランスが取れなくなる場合
5.
その他本ソサイエティ会長が特に認めた場合

【本部名称の使用が認められた場合の表記例】

[一般社団法人]電子情報通信学会共同主催
[一般社団法人]電子情報通信学会通信ソサイエティ共同主催

  なお、本節に記載されていない事項については、本学会の国際会議開催時における学会名義使用に関する手続に従うこととする。
   
2.通信ソサイエティが関与する国際会議開催のための手続き・処理について

2.1 全ての開催形態に共通する処理

2.1.1

国際会議の実行組織は、1.2 節に定める開催形態にて国際会議を開催するにあたり、以下の処理により本ソサイエティ執行委員会の承認を得ることとする。なお、国際会議への通ソ(あるいは研究専門委員会)の関与の決定が必要な時期(計画する国際会議が助成金や寄付金等を募る場合にはその必要書類提出の時期、それ以外の場合にはCFP 発出時期、Web ページ公開時期など)の3 か月程度前までのできるだけ早い時期にこの処理を進めることとする。
2.1.2 国際会議の実行組織は、本ソサイエティ会長宛の国際会議計画趣意書【様式1】 [※通信ソサイエティ作成]を使用し、会議で扱う技術分野等を記載した会議内容説明[※任意様式]および必要書類[※【様式1】内で指示]を添付)を、本 ソサイエティ国際委員長へ提出する。本ソサイエティ国際委員会は、提出された国際会議計画趣意書の内容の確認・精査を行なうとともに、関与母体の種別およ びその他の条件に応じて、当該国際会議開催の可否の判断、研専運営会議への通知、本ソサイエティ執行委員会への審議付議を行なう。
なお、1.2節に記載の通信ソサイエティ国際活動資金を利用した補助を受ける場合は、補助の決定金額を国際会議計画趣意書において記載すること。但し、補助の決定前に国際会議計画趣意書を提出する場合は、補助の予定金額(申請金額)を記載すること。
2.1.3 本ソサイエティ執行委員会は、審議付議された当該国際会議の学術的妥当性、同種の国際会議との重複の有無、関与母体、財政面での妥当性等を考慮し、開催の可否の判断を行う。
2.1.4 本ソサイエティ会長は必要に応じ、本ソサイエティ執行委員会を通じて当該国際会議開催の可否を研専運営会議に諮問することができる。その場合において、研専運営会議は、当該国際会議の妥当性を審議し、開催の可否を本ソサイエティ執行委員会に答申する。
2.1.5 当該国際会議が以下の条件を全て満たす場合は、研専運営会議において国際会議開催の可否を審議し、承認することができる。
(1) 関与母体を「研究専門委員会」とするもの。
(2) 開催形態が財務責任を伴わない「協催」または「協賛(後援)」であるもの。
2.1.6 当該国際会議が以下の条件を全て満たす場合は、本ソサイエティ国際委員会により国際会議開催の可否を審議し、承認することができる。
(1) 過去に「通信ソサイエティ」が関与母体であったもの。
(2) 開催形態が財務責任を伴わない「協催」または「協賛(後援)」であるもの。
2.1.7 本ソサイエティ執行委員会(または研専運営会議、本ソサイエティ国際委員会)において当該国際会議の開催が不可と判断された場合、その旨、速やかに当該実行組織へ本ソサイエティ会長名で本ソサイエティ国際委員長より回答する。
2.1.8
本ソサイエティ執行委員会(または研専運営会議、本ソサイエティ国際委員会)において当該国際会議の開催が可と判断、承 認された場合、その旨を、当該国際会議に対して承認された開催形態(1.2節の中から選択)、当該国際会議の計画趣意書に対して追記・修正を要する事項 (承認の条件となった事項)とともに、当該実行組織へ本ソサイエティ会長名で本ソサイエティ国際委員長より回答する。当該回答を受けた当該実行組織は、承 認開催形態、追記・修正事項(ある場合)を反映した当該国際会議の計画趣意書最終版を速やかに本ソサイエティ国際委員長へ提出する。提出された計画趣意書 最終版は、本ソサイエティ国際委員会において内容を確認した後、本ソサイエティ事務局へ引き渡しの上、保管するとともに、本ソサイエティの財務責任を伴う 国際会議の計画趣意書最終版については、さらに、その写しを本ソサイエティ財務幹事へ送付する。
2.1.9
国際会議の予算、決算については、2.1.5節に対応する国際会議は研専運営会議が、2.1.5節に対応するもの以外は 3.3節の国内委員会分を含めて本ソサイエティ財務幹事が、年度単位のとりまとめを行い、本ソサイエティ執行委員会へ報告するものとする。なお、適正規模 の予算策定のため、国際会議計画趣意書または国内委員会設立趣意書が未提出の案件を含めて関係者に調査をお願いする場合がある。
2.1.10 本ソサイエティが主催、共同主催、協催、協賛または後援することを決定した国際会議については、本ソサイエティのホームページに開催予定を掲載するとともに、適時号の学会誌会告欄および本ソサイエティ英文ニュースレーターに開催予定をまとめて掲載し、会員に周知する。
   
2.2 開催形態が「主催」または「共同主催」の場合の処理
2.2.1 開催を決定した国際会議は、企画・運営・管理を実施する実行組織の国内の委員 会として、本ソサイエティ内に実行委員会を発足させるものとする。なお、必要により 準備委員会等を事前に発足させることができる。
2.2.2 2.2.1 節に記載の本ソサイエティ内の実行委員会又は準備委員会等(以下「内部実行委員会」という。)の委員長 (または本ソサイエティを代表する責任者)は、必要に応じて、本ソサイエティ会長が委嘱する。
2.2.3 内部実行委員会における事務処理は以下によるものとする。
(1)
国際会議の準備運営に際し、開催計画の基本的事項に変更が生じた場合には、その都度、内部実行委員会が当該変更について 本ソサイエティ国際委員長に対して報告を行い、本ソサイエティ国際委員会は必要に応じて、当該変更について本ソサイエティ執行委員会に 報告する。
(2)
「共同主催」の場合、内部実行委員会は事前に他の開催団体と協議の上、会議開催に伴うあらゆる責務の責任分担率を明記した 覚え書きを取り交わすものとする。
(3)
著作権の取扱いについては2.4節による。また、ソサイエティ名義使用については2.2.4節による。
(4)
内部実行委員会は、当該国際会議に関する実務を開始してから、当該国際会議が終了し最終決算を実施するまでの間、 半年に1回程度の運営に係わる会議の議事録や稟議書などを書面で保管しておき、会計年度毎に、収支予算書、収支決算見込報告書、 収支決算報告書及び運営資金の預け入れ・払い出しを行なった預金通帳のコピー、活動見込報告書及び活動報告書を本ソサイエティ 財務幹事並びに本ソサイエティ事務局へ提出する。
(5)
内部実行委員会は当該国際会議終了後、可能な限り速やかに実施報告書(「事業報告書」「決算報告書」)を本ソサイエティ 国際委員長へ提出する。本ソサイエティ国際委員会は、提出された実施報告書の内容から、当該国際会議が計画趣意書に基づき 適切に履行されたかを確認した後、本ソサイエティ執行委員会へ実施報告する。併せて、確認済みの実施報告書を本ソサイエティ 事務局へ引き渡すとともに、その写しを本ソサイエティ財務幹事へ送付する。また、内部実行委員会は、当該国際会議の 「発行物(予稿集・出版物等)」、「著作権譲渡書」、「アンケート回答[※通信ソサイエティ作成からの依頼があった場合]」、 を本ソサイエティ事務局へ提出する。これらは趣意書で合意した最終決算年度内に完了するように実施する。
(6)
当該国際会議終了後、本学会会誌の国際会議欄への実施報告の掲載は、会誌編集委員会の取決めに従うものとする。
2.2.4 本ソサイエティが主催又は共同主催する国際会議の場合には、国際会議開催の責務を負うことを 明確にするため、本ソサイエティの名義を使用しなければならない。
2.2.5 内部実行委員会は国際会議の企画・運営にあたって自立して運営・ 管理し、財務的に独立採算とする。また、国際会議終了後の余剰金の扱いは以下によるも のとする。
(1)
国際会議終了後の余剰金は、全ての額(共同主催の場合は、本ソサイエティの責任分担率を乗じた額) を本ソサイエティ会計に計上する。
(2)
継続的に開催する国際会議の場合、内部実行委員会は国際会議終了後に3.節に定める 国内委員会を本ソサイエティ内に設置し、(1)の本ソサイエティ会計に計上された余剰金の70%までの額を将来の国際会議開催の原資 として優先的に活用することができる。(当該剰余金は、本学会の「国際会議・研究会等活性化基金口」において管理する。)
(3)
既に国内委員会が設置されていて、国際会議を開催・終了した場合の剰余金は、3.3節に従って処理する。
2.2.6 内部実行委員会における運営資金の管理は以下によるものとする。
(1)

国際会議の内部実行委員会は、国際会議事務局を設置して予算及び決算等の実務上の会計処理を行う。また、内部実行委員会は、運営資金を預ける 法人名義の金融機関預金通帳(電子情報通信学会○○国際会議○○委員会 代表○○など)と請求書や領収証との整合ができるよう整理・管理する

(2)
予算及び決算については、国際会議の内部実行委員会が実行上の責務を負うこととする。その際、公認会計士等の監査を受けることが望ましい。交付金・ 補助金・募金などを学術研究団体、官公庁等の公共団体あるいは産業関係団体等から受け、その団体から報告の要請がある場合には、公認会計士の監査を受ける 必要があるかを内部実行委員会が確認する。
(3)
決算後の税務処理については、「主催」、「共同主催」の国際会議の「国際会議活動収入」、「国際会議活動費」、「国際会議繰入収入(=前期繰 越金)」のすべてを本ソサイエティ会計に計上することにより、最終的に本学会の基本会計全体の税務処理として実施する。ここで、「国際会議繰入収入(=前 期繰越金)」とは、前回以前の国際会議開催後の剰余金のうち、今回及び次回以降の国際会議開催のために実行組織が使用できる繰越金を意味する。なお、謝 礼・交通費等の源泉課税対象となる費用については、内部実行委員会において別途計上・処理する。
(4)
決算による当該国際会議の剰余金は、本ソサイエティ会計に計上されるが、その一部は当該国際会議の運営資金として考慮される(2.2.5節(2)参照)。
(5)
国際会議の開催に伴って論文賞等の賞金授与を行なう場合は、当該賞金に対する規定を原則定めることとする。
(6)
本ソサイエティ国際委員長は、国際会議実施報告書の予算及び決算を必要により調査を行った上でこれを了承し、その旨を本ソサイエティ執行委員会に報告するものとする。
2.2.7 実行委員会は当該国際会議の実施報告後、本ソサイエティ国際委員長の承認を受け、解散する。
2.3

開催形態が「協催」、「協賛または後援」の場合の処理

2.3.1

当該国際会議終了後、実行組織は、速やかに実施報告書を本ソサイエティ国際委員長に提出する。本ソサイエティ国際委員会は、提出された 実施報告書の内容の確認を行なうとともに、関与母体の種別およびその他の条件に応じて、本ソサイエティ執行委員会または研専運営会議へ報告するものとす る。

2.3.2 当該国際会議終了後、本学会会誌の国際会議欄への実施報告掲載は、会誌編集委員会の取り決めに従うものとする。
2.4

著作権等の扱い

2.4.1 開催形態が「主催」の場合、著作権および複写、翻訳等の取扱いは、本学会著作権規程に準拠するものとする。
2.4.2 開催形態が「共同主催」の場合、国際会議の実行組織が事前に他の開催団体と協議を行い、著作権の取扱いを明確にする取決めを作成するものとする。なお、著作権を本会に帰属させない取決めをする場合は、事前に、著作権管理委員会と協議するものとする。
2.4.3 著作権の取扱いについては、論文募集等で事前に著者への周知を行うものとする。また、論文の著者へは著作権譲渡書の提出を求めるものとする。
   

3.継続的な活動を行う国際会議の国内委員会に関する手続き・処理について
3.1 国内委員会の定義
  国際会議の終了に伴い、開催を実施した実行委員会の業務を引き継ぎ、次回以降の同種国際会議開催に備え、継続的な活動を行う国内における委員 会を、国際会議の国内委員会と称する。なお、国内委員会が海外の機関を含む複数の組織から構成される場合については、委員会運営に関連する事項を含む必要 な覚え書きを関係国間で取り交わすものとする。
3.2 国内委員会の設置
3.2.1 以下のいずれかに該当する場合に限り、国内委員会を本ソサイエティ内に設置して、当該国際会議に関する連絡準備機関とすることができ、その設置にあったては、本ソサイエティ執行委員会の承認を得ることとする。
(1)
本ソサイエティが「主催」または「共同主催」で国際会議を開催したもの。
(2)
国際的な常設国際会議運営組織があり、これにその一員として加わっているもの。
(3)
複数の国において持回り開催し、数年以内に再び日本における開催(定期的開催を含む)が予想されるもの。
(4)

その他、本ソサイエティ執行委員会が承認したもの。

3.2.2 国内委員会を設置するにあたり、国内委員会の起案元(発起人または実行組織委員会等)は、本ソサイエティ会長宛の「○○○[国際会議英文略称]国内委員会設立趣意書」(様式2[※通信ソサイエティ作成]を使用)を本ソサイエティ国際委員長へ提出する。本ソサイエティ国際委員会は、提出された国内委員会設立趣意書の内容の確認・精査を行なうとともに、本ソサイエティ執行委員会への審議付議を行なう。
3.2.3 本ソサイエティ執行委員会は、審議付議された当該国内委員会の設置計画の妥当性、同種の設置との重複開催の有無ならびに財政面での妥当性等を 考慮の上、国内委員会の設置の可否を審議決定し、その結果を当該国内委員会の起案元へ本ソサイエティ会長名で本ソサイエティ国際委員長より回答する。ここ で、当該国内委員会の設置が可と判断、承認された場合に、当該国内委員会の設立趣意書に対して追記・修正を要する事項(承認の条件となった事項)がある場 合は、それらも併せて起案元へ回答する。当該回答を受けた起案元は、追記・修正事項(ある場合)を反映した当該国内委員会の設立趣意書最終版を速やかに本 ソサイエティ国際委員長へ提出する。提出された設立趣意書最終版は、本ソサイエティ国際委員会において内容を確認した後、本ソサイエティ事務局へ引き渡し の上、保管するとともに、さらに、その写しを本ソサイエティ財務幹事へ送付する。
3.2.4

設置を決定した国内委員会の委員長等は、本ソサイエティ会長が必要に応じて委嘱する。

3.3 国内委員会における事務処理および運営資金管理
3.3.1 国内委員会は、運営、企画、予算及び決算等の実務上の会計処理を行う。国内委員会は、その運営にあたり、本学会の本学会の 「国際会議・研究会等活性化基金口」において管理されている過去の国際会議実施時の剰余金を運営資金として繰り入れることが出来る。 また、国内委員会は、運営資金を預ける法人名義の金融機関預金通帳(電子情報通信学会○○国内委員会 代表○○など)と請求書や領収書 との整合ができるよう整理・管理する。
3.3.2 予算及び決算については、国内委員会が実行上のすべての責務を負うこととする。また、交付金・補助金・募金などを学術研究団体、官公庁等の公 共団体あるいは産業関係団体等から受け、その団体から報告の要請がある場合には、公認会計士の監査を受ける必要があるかを国内委員会が確認する。
3.3.3

国内委員会は、その存続期間中、半年に1回程度の運営に係わる会議の議事録や稟議書などを書面で保管しておき、会計年度毎に、収支予算 書、収支決算見込報告書、収支決算報告書及び運営資金の預け入れ・払い出しを行なった預金通帳のコピー、活動見込報告書及び活動報告書を本ソサイエティ財 務幹事並びに本ソサイエティ事務局へ提出する。本ソサイエティ国際委員会は、国内委員会より提出された報告書に基づき、適宜、本ソサイエティ執行委員会へ 当該国内委員会の運営状況を報告する。

3.3.4 国内委員会の決算後の税務処理については、収入・支出のすべてを本ソサイエティ会計に計上することにより、最終的に本学会の基本会計全体の税務処理として実施する。但し、謝礼・交通費等の源泉課税対象となる費用については、国内委員会において別途計上・処理する。
3.3.5

国内委員会がその役割を終了したときは、本ソサイエティ国際委員長へその旨を報告し、その後速やかに解散する。但し、剰余金がある場合は、全ての剰余金を本ソサイエティ会計に計上するものとする。

   
4.その他
4.1

実行組織は、国際会議の国内外での開催にあたって、各国の国内法、外為法及び知的所有権法を遵守すること。

4.2

国際会議の開催および諸手続きに関して、本処理要領に記載されていない事項については、本学会の国際会議開催に関する手続、 及び本学会の国際会議の事務処理マニュアルに従うこととする。

4.3 本ソサイエティが関与する国際会議開催に関する一次問い合わせ先及び本ソサイエティ国際委員長へ提出する書面の送付先は、本ソサイエティ会員事業企画幹事国際担当※とする。
  ※電子メールアドレス:
4.4 本処理要領に記載の本ソサイエティ事務局へ提出を要する資料等の送付先は、下記とする。
   
 

(社)電子情報通信学会 通信ソサイエティ事務局
住所: 〒105-0011 東京都港区芝公園3-5-8 機械振興会館内
TEL:03-3433-6691 / FAX: 03-3433-6659
電子メールアドレス: