通信ソサイエティ遠隔会議ガイドライン
(2013年1月28日制定)
 
遠隔会議の位置づけ

電話会議システム,あるいはWeb会議システムによる遠隔会議は,対面会議の補助手段と位置づけられる。会議は対面会議を基本とし,対面会議に開催地で出席することが困難なメンバーが会議に出席するための手段として,遠隔会議を実施する。遠隔会議は議長によって認められた場合にのみ実施される。

 
遠隔会議による出席の条件


会議のメンバーは対面会議開催地にて出席することを基本とする。以下の事情により,遠隔会議以外では欠席せざるを得ない場合に,メンバーは遠隔会議による出席を議長に申請する。議長はその他の事情も考慮して,遠隔会議による出席の適否を決定する。


イ. 地理的な事情(開催地までの距離が遠い,等)により,開催地にて出席することが困難である場合。
  ロ. 時間的な事情(直前に回避できない予定がある,等)により,開催時間に間に合わない場合。
 
 
遠隔会議における出席者の本人確認


遠隔会議に先立ち,遠隔会議による出席者(以後,遠隔出席者)の本人確認をとる。遠隔出席者から予め通知された連絡先に対面会議開催地から接続する場合には,その接続をもって本人確認がとれたものとする。

 
 
遠隔出席者の出席場所


会議で守秘事項を扱う場合には,遠隔出席者の出席場所は出席者のみが在室の部屋とする。遠隔出席者の責任のもとで,遠隔会議システムから届く映像及び音声,並びに遠隔出席者自身の発話内容の漏洩を防ぐこと。

 
 
審議議題のあるメンバーの出席


審議議題のあるメンバーは,対面会議に出席することを基本とする。特殊事情のある場合には,遠隔会議による出席を認め,議題の主旨を理解する他のメンバーが対面会議に出席する。

 
 
議事録への記載

議事録を作成する場合には,遠隔会議が利用されたこと及び遠隔出席者を明記する。
 
 
本ガイドラインの変更

本ガイドラインの変更には,通信ソサイエティ執行委員会の承認を要する。