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国際会議開催に関する手続


平成18年4月17日 理事会制定
平成20年12月22日 理事会改定
平成23年12月19日 理事会改定
平成25年7月22日 理事会改定


 本手続は主催・共同主催等の国際会議開催に関する事項を定める。
本会の名義で開催される国際会議の形態は、以下の4種類に分類する。

(国際会議を開催する内部責任組織を「開催母体」という。
 本会が主催/共同主催する場合の開催母体は、本部/ソサイエティ/グループ/
  研究専門委員会/国際セクション、等が開催母体となる。
 国際会議を企画提案・運営実施する本会の内部組織を「実行組織」という。)

 

(a) 主 催 (sponsored byなど)
  本会が会議開催のすべての責務を負い、開催母体が本会単独の場合に主催とする。
(b) 共同主催 (cosponsored byなど)
 複数学協会が合同して会議を開催し、本会が会議開催の共同分担の度合いに応じて責務を負う場合に共同主催とする。共同分担の度合いに応じて主格あるいは同格等に区分される場合、また責任分担率で区分される場合もある。
(c) 協 催 (in participation withなど)
 本会が会議開催の実行上のすべての責務を負わず、会議開催責務を負う組織等への委員の派遣、論文関係の業務の分担を行う等の場合とする。
(d) 協賛または後援 (in cooperation withなど)
 本会が会議開催の実行上のすべての責務を負わず、開催案内を会員に周知する等の点で協力する場合とする。ただし、協賛と後援のいずれかを使用することができる。

 本会が主催・共同主催の国際会議の場合には、実行組織が次の事項を認識して、国際会議の企画・運営・管理を行う。

(1) 本会が主催・共同主催の国際会議の場合には国際会議開催の責務を負うことを明確にするため、学会名義を使用しなければならない。
(2) 国際会議の実行組織は、企画・運営にあたって自立して運営・管理し、財務的に独立採算(*)とする。
(3) 国際会議の実行組織は、会議開催の申請時に事業計画・予算を添付する。
(4) 国際会議の実行組織は、負債が生じないように企画・運営する。
   
【注】  形態(a)、(b)の場合は、「国際会議活動収入」、「国際会議活動費」のすべてを会議終了年度の本会決算書に計上する。なお、計上ができない場合は、会議開催のすべての責務を負わない形態(c)または(d)のいずれかとする。

 
(*)独立採算の原則は、以下の範囲で、通年の運用とする。
「独立採算の運用」
継続的に開催する国際会議の場合は、会議終了後の剰余金(共同主催の場合は、責任分担率を乗じて本会決算に計上した剰余金)の70%を次回以降開催の原資として活用することができる。
なお、次期開催が予定されない国際会議には、適用しない。
   
(附則)



本手続きの改正は、一般社団法人電子情報通信学会設立の登記の日から施行する。
なお、「一般社団法人」の名称以外は、本手続きの改正を準用して手続きを実施する。



申請と審議にあたって


 本会が主催あるいは共同主催する国際会議を企画する実行組織は、以下の手続きにより開催母体に申請を行うものとする。
  本手続における国際会議とは、2ケ国以上の人が集まって開催し、組織委員会、実行委員会などに外国の委員を含むなど企画・実行等の委員会により国際会議として位置づけられたものとする。

1. 実行組織は、会議開催の責務を負うことが可能である旨の事業計画を国際会議開催計画趣意書(様式1を参考)として作成し、開催母体(本部またはソサイエティ/グループ等)に提出する。
なお、共同主催の場合、実行組織は事前に他の開催団体と協議を行い、責任分担率を明確にする取決めを作成する。
2. 開催母体は、会議開催の申請があった場合、開催会議の財務健全性等を審査し、実施の可否を審議するものとする。
3. 学会名義および本会ロゴの使用は以下とする。
  3-1 本部名義は、(一般社団法人)電子情報通信学会、ソサイエティ/グループ名義は(一般社団法人)電子情報通信学会○○ソサイエティ/グループとする。【( )内は省略可】
  3-2 開催母体が、本部またはソサイエティ/グループで、会議開催が承認された場合は、本会ロゴの使用ができる(但し、ソサイエティ/グループの場合は本会ロゴとソサイエティ/グループのロゴを併記できる)。
4. 会計処理と独立採算
実行組織は、国際会議終了後に「国際会議活動収入」、「国際会議活動費」、を報告する。
  また、国際会議終了後に実行組織が解散する場合を除き、会議終了後の剰余金(共同主催の場合は、責任分担率を乗じて本会決算に計上した剰余金)の70%を次回開催の原資として活用することができる。
5. 開催母体の審議決定機関は、国際委員会または各ソサイエティ/グループ国際委員会(これに相応する機能を有する機関を含む)とし、次のように分担する。但し、審議決定機関については、各ソサイエティ/グループ活動の独自性を重視し、当該国際会議と最も関係が深いソサイエティ/グループ国際委員会を審議決定機関とすることを原則とする。
  5.1 国際委員会
   
(a) 本会以外の主な開催団体が学会相当で、本会としても学会対応が必要と判断されるもの。
(b) 本会会長名で募金活動を行うもの。(ソサイエティ/グループで学会名義使用を承認されたもので、更に本会会長名で募金活動を行うものを含む)
(c) ソサイエティ/グループが個別に対応するのは適当でないと判断したもの。
(d) 国際セクションが企画するもの。
(e) その他、国際委員会が承認したもの。
  5.2 各ソサイエティ/グループ国際委員会(これに相応する機能を有する機関を含む)
   
(a) 本会ソサイエティ/グループ以外の主な開催団体がソサイエティ/グループ相当であるもの。
(b) ソサイエティ/グループが企画するもの。
(c) ソサイエティ/グループに属する研究専門委員会が企画するもの。
(d) その他、各ソサイエティ/グループ国際委員会(これに相応する機能を有する機関を含む)が承認したもの。
6. 実行組織は国際会議終了後、審議決定機関(本部またはソサイエティ/グループ)へ、実施報告を速やかに行うものとする。
7. 国際会議の事務処理を取り扱うにあたり、国際委員会で事務処理マニュアルを別途定める。
   

 



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