国際会議の事務処理マニュアル

国際会議の事務処理マニュアル（本マニュアルは本部またはソサイエティ／グループの共通とする）

国際委員会
平成19年4月1日制定

　「国際会議開催時における学会名義使用に関する手続」に定める事務処理を取り扱うにあたり、必要な処理項目をここで定める。

1.1　開催の形態と責務と名称について

1.1.1

　開催の形態と責務
　国際会議の開催を計画するもの（以下、実行組織と称す）は、国際会議計画趣意書（様式１）の申請に基づき、下記のいずれかの開催形態にて、国際会議を開催することができる。

(a)

主　催　（sponsored byなど。本学会の複数ソサイエティの共同主催の場合
　　　　　　はcosponsored by など）
　本学会が会議開催のすべての責務を負い、本学会の本部またはソサイエティ／グループ、研究専門委員会のいずれか（これを開催母体と称する）が単独で開催する場合に主催とする。なお、実行上の責務は実行組織にあるものとする。

(b)

共同主催　（cosponsored byなど）
　本学会が会議開催の共同分担の度合いに応じて責務を負い、本学会の開催母体が共同で開催する場合に共同主催とする。なお、実行上の責務は実行組織にあるものとする。共同分担の度合いまたは責任分担率に応じて主格あるいは同格等に区別される場合がある。

(c)

協　催　（in participation with、technically cosponsoredなど）
　本学会が会議開催の実行上のすべての責務を負わず、実行組織等への委員の派遣、論文関係の業務の分担を行う等の場合とする。

(d)

協賛または後援　（in cooperation withなど）
　本学会が会議開催の実行上のすべての責務を負わず、開催案内を会員に周知する等の点で協力する場合とする。ただし、協賛と後援のいずれかを使用することができる。

1.1.2

　開催形態による開催母体の使用名称

(1)

開催母体が本部であれば、｢電子情報通信学会｣の名称を使用する。

(2)

開催母体がソサイエティ／グループであれば、国際会議は｢電子情報通信学会○○ソサイエティ／グループ｣の名称を使用する。

(3)

開催母体がソサイエティ／グループの○○研究専門委員会であれば、国際会議は｢電子情報通信学会○○ソサイエティ／グループ○○研究専門委員会｣の名称を使用する。

(4)

なお、(2),(3)において、開催母体の対外的表記として｢電子情報通信学会｣を使用することを希望する場合には、国際会議の実行組織はこの旨をソサイエティ／グループを通して、本部国際委員会の了承を得るものとする。

1.1.3

　「電子情報通信学会」等の英文名称
　英文名称については、本学会ホームページの「本学会関係の各英文名称一覧」の
＜http://www.ieice.org/jpn/about/eng_jap.html＞を参照する。

1.1.4

　本学会ロゴの使用
　本学会本部の主催または共同主催、協催、協賛または後援において、本学会ロゴを使用できる。
　また、本学会のソサイエティ／グループの主催または共同主催、協催、協賛または後援においては、本学会ロゴとソサイエティ／グループのロゴを併記できる。

1.2　審議決定機関と審議対象と決定について

1.2.1

　審議決定機関
　国際会議開催計画の審議及び国際会議開催の可否を決定することが出来る機関（以下、審議決定機関と称す）は、本部国際委員会または各ソサイエティ／グループ国際委員会（これに相応する機能を有する機関を含む。以下同じ）とする。
　但し、審議決定機関については、各ソサイエティ／グループ活動の独自性を重視し、当該国際会議と最も関係が深いソサイエティ／グループ国際委員会を審議決定機関とすることを原則とする。

1.2.2

　審議決定機関と審議対象
　審議決定機関は、次に定める案件に該当する国際会議をそれぞれの審議対象とする。

1.2.2.1　

国際委員会（本部）

(a)

本学会以外の主な開催団体が学会相当で、本学会としても学会対応が必要と判断されるもの。

(b)

本学会会長名で募金活動を行うもの。（ソサイエティ／グループの学会名義使用を承認されたもので、更に本学会会長名で募金活動を行うものを含む）

(c)

ソサイエティ／グループが個別に対応するのは適当でないと判断したもの。

(d)

その他、国際委員会が承認したもの。

1.2.2.2　

各ソサイエティ／グループ国際委員会（これに相応する機能を有する機関を含む）

(a)

本学会ソサイエティ／グループ以外の主な開催団体がソサイエティ／グループ相当であるもの。

(b)

ソサイエティ／グループが企画するもの。

(c)

ソサイエティ／グループに属する研究専門委員会が企画するもの。

(d)

その他、各ソサイエティ／グループ国際委員会が承認したもの。

1.2.3

　審議決定機関での決定

(1)

　国際会議の主催または共同主催の開催について、それぞれ審議対象の国際会議が前項に該当するか否かの確認を行い、その国際会議開催計画の学術的妥当性、同種の国際会議との重複開催の有無ならびに財政面での妥当性等を考慮の上、当該国際会議の主催または共同主催の開催の可否を審議決定する。可(適合)とした国際会議について、本部国際委員会は理事会へ報告、また各ソサイエティ／グループ国際委員会は各ソサイエティ／グループの議決機関に報告するものとする。

(2)

　国際会議の協催、協賛または後援の開催について、その国際会議開催計画の学術的妥当性を考慮の上、当該国際会議の協催、協賛または後援の開催の可否を審議決定する。

(3)

　なお、開催の可否については、当該実行組織へ本部国際委員会は国際委員長名で、各ソサイエティ／グループ国際委員会長名で回答する。

1.2.4

　負債責任と開催母体
　さらに審議決定機関は、主催または共同主催開催を決した国際会議の負債責任（この負債責任とは実行上、負債が生じた場合のみをいう）を負う組織として開催母体を決し、当該国際会議の開催を決定するものとする。
　なお、本学会本部が開催母体となる場合には、国際委員会が審議決定機関の役割を担当し、それ以外の場合には、各ソサイエティ／グループに委ねることとする。

1.3　開催計画の作成／申請／報告について

1.3.1

　開催計画の作成
　国際会議の開催を計画する実行組織は、国際会議開催計画を作成することとする。なお、国際会議開催計画の構成は、本マニュアルの様式１【国際会議計画趣意書】を参考とする。

1.3.2

　開催計画の申請
　実行組織は、開催を計画する国際会議の性格及び開催の形態を考慮の上、作成した国際会議計画趣意書をいずれかの審議決定機関へ提出し、当該国際会議の開催を申し出る。

1.3.3

　国際会議の実施報告及び発行物
　実行組織は国際会議終了後、速やかに実施報告（「事業報告」「決算報告」）を審議決定機関へ提出する。また、主催または共同主催の場合は、本学会事務局に発行物及びアンケートを提出する。

1.4　その他

1.4.1

　著作権等の扱い

1.4.1.1　

本学会が単独主催の場合

(a)

著作権は、本学会「著作権規程」に準拠する。

(b)

複写、翻訳等の取扱いは、本学会「著作権規程」に準拠する。

1.4.1.2　

共同主催の場合
　国際会議の実行組織が事前に他の開催団体と協議を行い、著作権の取扱いを明確にする取決めを作成する。

1.4.1.3

　著者への周知
　著作権の取扱いにつき、論文募集等で事前に著者への周知を行う。また、論文の著者へは著作権譲渡書の提出を求めるものとする。

1.4.2

　関係資料の保管
　本学会が主催または共同主催の国際会議終了後、その国際会議関連の発行物・資料等は実行組織または学会事務局が引き継ぎ、10年間保管するものとする。
なお、著作権譲渡書は本学会事務局が引き継ぎ永久保存とする。

1.4.3

　本学会会誌の国際会議欄への実施報告の掲載
　本学会が主催または共同主催の国際会議終了後、本学会会誌の国際会議欄への実施報告の掲載は、会誌編集委員会の取決めに従うものとする。

1.4.4

　国際会議開催のための運用資金立替申請
　本学会が主催または共同主催の場合で、本学会に対して国際会議開催のための運用資金立替申請を行うものついては、別に定めた本学会「国際会議運用資金立替基準」による処理を行うものとする。

　

2.1　開催実行上の事務の進め方について

2.1.1

　主催または共同主催の場合の手続き

(1)

　実行組織は、審議決定機関（1.2.1項）の本学会会長宛またはソサイエティ会長宛／グループ運営委員長宛への国際会議計画趣意書（様式１）を作成し提出する。
　なお、計画する国際会議が次のような場合には、出来るだけ速やかに（開催予定時期の２年前を目安）この処理を進めることとする。
　　　　　　　(a)　助成金や寄付金等を募るもの。
　　　　　　　(b)　本学会本部への運用資金立替申請を行うもの。

(2)

　審議決定機関は提出された国際会議計画趣意書をもとに、1.2.2項に基づいた審議決定機関の審議対象の検討を行う｡審議決定機関が適合であると判断されたものについて、その審議決定機関の長は国際会議計画趣意書に基づき、本部国際委員会は理事会へ報告、また各ソサイエティ／グループ国際委員会（これに相応する機能を有する機関を含む）は各ソサイエティ／グループの議決機関に報告する。
　なお、開催の可否については、実行組織へ本部国際委員会は国際委員長名で、各ソサイエティ／グループ国際委員会長名で回答する。

(3)

　開催が決定した国際会議の実行組織は、実行委員会（企画・運営・管理を実施）等を発足させるものとする。なお、必要により事前に準備委員会等を発足させることができる。

(4)

　国際会議の準備運営に際し、開催計画の基本的事項に変更が生じた場合にはその都度、実行組織がこの旨についての変更報告を審議決定機関に対して行い、審議決定機関は必要に応じ、本部国際委員会は理事会へ報告、また各ソサイエティ／グループ国際委員会は各ソサイエティ／グループの議決機関に報告する。

(5)

　共同主催の場合、国際会議の実行組織は事前に他の開催団体と協議の上、会議開催に伴うあらゆる責務の責任分担率を明記した覚え書きを取り交わすものとする。

(6)

　著作権の取扱いについては1.4.1項による。なお、主催または共同主催等の名義借用料については2.2.1項による。

(7)

　実行組織は当該国際会議終了後、速やかに実施報告（｢事業報告書｣「決算報告書」）を審議決定機関へ提出する。また、主催または共同主催の場合は、本学会事務局に発行物及びアンケートを提出する。

2.1.2

　協催、協賛または後援の場合の手続き

(a)

　調査理事は、本部に提出された協催、協賛または後援の国際会議開催計画に基づき、当該国際会議が本学会への労務･財務等の負担の有無を審査の上、協催、協賛または後援の可否を決定し、理事会に報告するものとする。また当該国際会議の必要項目を学会誌の会告へ掲載する。
この場合の協催、協賛または後援の表記については、「電子情報通信学会」とする。

(b)

　各ソサイエティ／グループ国際委員会は、提出された協催、協賛または後援の国際会議開催計画に基づき、当該国際会議が本学会への労務･財務等の負担の有無を審査の上、協催、協賛または後援の可否を決定する。また、当該国際会議の必要項目を学会誌の会告へ掲載する。
　この場合の協催、協賛または後援の表記については、「電子情報通信学会○○ソサイエティ／グループ」または「電子情報通信学会○○ソサイエティ／グループ○○研究専門委員会」とする。

2.2　主催または共同主催の場合の経理等について

2.2.1

　主催または共同主催の名義借用料（剰余金の本学会責任分担率に応じた額の30％）
国際会議終了後に主催または共同主催の名義借用料として、剰余金の30％を本学会本部会計またはソサイエティ／グループ会計へ納入するものとする。但し、共同主催の場合は本学会責任分担率に応じた額の30％を本学会本部会計またはソサイエティ／グループ会計へ納入するものとする。
　剰余金の70％については、国際会議剰余金繰入として本部会計またはソサイエティ／グループ会計に組み入れることができる（研究専門委員会剰余金繰入と同様の扱いである）。また、国際会議終了後に実行組織が解散する場合は、本部会計またはソサイエティ／グループ会計に全納するものとする。

2.2.2

　運営資金の管理

(1)

　国際会議の実行組織は、国際会議事務局を設置して会計処理を本学会と切り離して行うものとする。

(2)

　予算及び決算については、国際会議の実行組織が実行上の責務を負うこととする。
　その際、公認会計士等の監査を受けることが望ましい。交付金･補助金･募金などを学術研究団体、官公庁等の公共団体あるいは産業関係団体等から受け、その団体から報告の要請がある場合には、公認会計士の監査を受ける必要があるかを実行組織が確認する。

(3)

　決算後の税務処理については、単独主催の国際会議の税務は本学会で対処することができる。
　また、税務処理については様式１【国際会議計画趣意書】により、「本学会の処理／見なし法人として実行組織で処理」のいずれかを審議決定機関とで事前に取り決める。
　実行組織の事務処理：

(a)	法人名義(見なし法人を含む)の預金通帳（電子情報通信学会○○国際会議○○委員会　代表○○など）と請求書や領収証との整合ができるよう実行組織で整理・管理する（参加者記録、領収証、預金通帳ならびに金銭関係書類などは、10年間保管するものとする）。
(b)	半年に1回程度の委員会議事録や稟議書などを書面で保管しておき、年度末に事業計画書や事業報告書、事業決算書及び預金通帳コピーを審議決定機関及び本学会事務局に提出する。
(c)	決算による当該国際会議の剰余金は、本学会の収益事業の会計に一旦取り込むが、当該国際会議の運営資金として考慮される。本学会の決算報告に計上するにあたっては、毎年4月5日までに審議決定機関及び本学会事務局へ報告する。

(4)

　審議決定機関の長は、国際会議実施報告書の予算及び決算を必要により調査を行った上でこれを了承し、その旨を本部国際委員会は理事会へ報告、また各ソサイエティ／グループ国際委員会はソサイエティ／グループの議決機関に報告するものとする。

(5)

　実行組織は準備運営にあたり、必要な場合には別に定める国際会議運用資金立替基準により、本学会から運用資金の立替を受けることができる。

　　

　国際会議の終了に伴い、開催を実施した実行委員会の業務を引き継ぎ、次回以降の同種国際会議開催に備え、継続的な活動を行う国内における委員会を、国際会議の国内委員会と称する。
　なお、国内委員会が海外の機関を含む複数の組織から構成される場合については、委員会運営に関連する事項を含む必要な覚え書きを関係国間で取り交わすものとし、それを基に、以下の国内委員会の処理を行うこととする。

3.1　審議決定機関と審議対象と決定について
　国内委員会を設置するにあたり、様式１【国際会議計画趣意書】を参考に必要事項を記載した「○○（国際会議）国内委員会計画趣意書」を作成し審議決定機関に提出する。

3.1.1

　審議決定機関
　国内委員会の設置可否を決定することが出来る機関（以下、審議決定機関と称す）は、本部国際委員会及び各ソサイエティ／グループ国際委員会（これに相応する機能を有する機関を含む。以下同じ）とする。
　但し、審議決定機関については、各ソサイエティ／グループ活動の独自性を重視し、当該国際会議と最も関係が深いソサイエティ／グループ国際委員会を審議決定機関とすることを原則とする。

3.1.2

　審議決定機関と審議対象
　審議決定機関は、以下のいずれかに該当した国際会議についての国内委員会を設置して、当該国際会議に関する連絡準備機関とすることができる。

3.1.2.1

　国際委員会（本部）

(a)

本学会本部が主催または共同主催で国際会議を開催したもの。

(b)

国際的な常設国際会議運営組織があり、これにその一員として加わっているもの。

(c)

複数の国において持回り開催し、数年以内に再び日本における開催（定期的開催を含む）が予想されるもの。

(d)

その他、国際委員会が承認したもの。

3.1.2.2

　各ソサイエティ／グループ国際委員会（これに相応する機能を有する機関を含む）

(a)

ソサイエティ／グループが主催または共同主催で国際会議を開催したもの。

(b)

国際的な常設国際会議運営組織があり、これにその一員として加わっているもの。

(c)

複数の国において持回り開催し、数年以内に再び日本における開催（定期的開催を含む）が予想されるもの。

(d)

その他、各ソサイエティ／グループ国際委員会が承認したもの。

3.1.3

　審議決定機関での決定
　審議決定機関は、それぞれ審議対象の国内委員会の設置が前項に該当するか否かの確認を行い、その国内委員会の設置計画の妥当性、同種の設置との重複開催の有無ならびに財政面での妥当性等を考慮の上、国内委員会を設置の可否を審議決定する。また、可否について本部国際委員会は国際委員長名、また各ソサイエティ／グループ国際委員長名で当該国内委員会へ回答する。

3.2　国内委員会の運営と責務について

(1)

　国内委員会は国内委員会事務局を設置するものとする。

(2)

　運営、企画、予算及び決算については、国内委員会は会計処理を本学会と切り離して運営・管理する。また、この国内委員会は実行上の責務を負うこととする。その際、公認会計士等の監査を受けることが望ましい。交付金･補助金･募金などを学術研究団体、官公庁等の公共団体あるいは産業関係団体等から受け、その団体から報告の要請がある場合には、公認会計士の監査を受ける必要があるかを実行組織が確認する。

(3)

　本学会またはソサイエティ／グループが設置を承認した国内委員会の決算後の税務処理は、本学会で対処することができる。また、税務処理については様式１【国際会議計画趣意書】により、「本学会の処理／見なし法人として実行組織で処理」のいずれかを審議決定機関とで事前に取り決める。

(a)

　法人名義(見なし法人を含む)の預金通帳（電子情報通信学会○○国内委員会　代表○○など）と請求書や領収書との整合ができるよう国内委員会で整理・管理する（領収証、預金通帳ならびに金銭関係書類などは、10年間保管するものとする）。

(b)

　半年に1回程度の委員会議事録や稟議書などを書面で保管しておき、年度末に事業計画書や事業報告書、事業決算書及び預金通帳コピーを審議決定機関及び本学会事務局に提出する。

(c)

　決算による当該国内委員会の剰余金は、本学会またはソサイエティ／グループの収益事業の会計に一旦取り込むが、当該国内委員会の運営資金として考慮される。本学会の決算報告に計上するにあたっては、毎年4月5日までに審議決定機関及び本学会事務局へ報告する。

(4)

　審議決定機関は、年度ごとに国内委員会実施報告書（｢事業報告書｣「決算報告書」）の提出を受け、予算及び決算を必要により調査を行った上でこれを了承し、その旨を本部国際委員会は理事会へ報告、また各ソサイエティ／グループ国際委員会はソサイエティ／グループの議決機関に報告するものとする。

(5)

　国内委員会は準備運営にあたり、必要な場合には別に定める国際会議運用資金立替基準により、本学会から運用資金の立替を受けることができる。

3.3　国内委員会の名称とロゴについて

　国内委員会の名称は、「電子情報通信学会○○ソサイエティ／グループ○○（国際会議）国内委員会」と称することができる。また本学会ロゴとソサイエティ／グループのロゴを併記できる。

3.4　国内委員会の解散

　国内委員会がその役割を終了したときは、国内委員会を設置の可を審議決定した審議決定機関へその旨を報告し、その後速やかに解散する。但し、剰余金がある場合は本学会本部会計またはソサイエティ／グループ会計に全納入するものとする。

　

　本マニュアルのほかに、各ソサイエティ／グループの長は、国際会議のソサイエティ／グループ事務処理要領を別途定めることができる。

主な項目として、以下を含める。

(1)

　主催または共同主催の名義借用料として、剰余金の本学会の責任分担率に応じた額の30％をソサイエティ会計またはグループ会計に納入するものとする。また、ソサイエティ／グループに属する研究専門委員会が主催または共同主催の場合は、その上納金はソサイエティ／グループの審議により定めることができる。

(2)

　各ソサイエティ／グループ国際委員会（これに相応する機能を有する機関を含む）の審議対象

(a)

本学会ソサイエティ／グループ以外の主な開催団体がソサイエティ／グループ相当であるもの。

(b)

ソサイエティ／グループが企画するもの。

(c)

ソサイエティ／グループに属する研究専門委員会が企画するもの。

(d)

その他、各ソサイエティ／グループ国際委員会が承認したもの。

(e)

ソサイエティ会長名／グループ運営委員長名で助成金や寄付金等を募るもの。
（但し、開催母体が各ソサイエティ／グループ国際委員会であっても、本学会会長名で募金活動を行うものは、各ソサイエティ／グループ国際委員会から別途本部国際委員会に申請し了承を得る。本マニュアル1.1.2、1.2.2.1項を参照）

(f)

運用資金立替申請を行うもの。

(3)

　国際会議の開催に係る実行上の責務は実行組織にあるものとする。また、国内委員会の実行上の責務は国内委員会にあるものとする。

(4)

　国際会議終了時の報告内容に関しては実行組織に一任するが、負債を負わないように留意し、公認会計士等による会計監査処理を行うことが望ましい。

付　則

本事務処理マニュアルは、平成19年4月1日から適用する。
本事務処理マニュアルの改正は、国際委員会の議決で承認を得る。