国際会議の事務処理マニュアル

国際委員会
平成19年4月1日制定
平成20年12月22日改定
平成22年1月28日改定
平成24年2月1日改定

　「国際会議開催に関する手続き」に定める事務処理を取り扱うにあたり、必要な処理項目をここで定める。
　ソサイエティ／グループにおいて独自にマニュアルを作成していない場合は、本マニュアルに準拠する。

　1　国際会議開催の形態

1.1

　開催の形態と責務

　国際会議を開催する内部責任組織を「開催母体」という。
　　本会が主催／共同主催する場合の開催母体は、本部／ソサイエティ／グループ
　　／研究専門委員会、等である。
　国際会議を企画提案・運営実施する本会の内部組織を「実行組織」という。

(a)

主　催　（sponsored byなど）
　本会が会議開催のすべての責務を負い、開催母体が本会単独の場合に主催とする。

(b)

共同主催　（cosponsored byなど）
　複数学協会が合同して会議を開催し、本会が会議開催の共同分担の度合いに応じて責務を負う場合に共同主催とする。共同分担の度合いに応じて主格あるいは同格等に区分される場合、また責任分担率で区分される場合もある。

(c)

協　催　（in participation withなど）
　本会が会議開催の実行上のすべての責務を負わず、会議開催責務を負う組織等への委員の派遣、論文関係の業務の分担を行う等の場合とする。

(d)

協賛または後援　（in cooperation withなど）
　本会が会議開催の実行上のすべての責務を負わず、開催案内を会員に周知する等の点で協力する場合とする。ただし、協賛と後援のいずれかを使用することができる。

　本会が主催・共同主催の国際会議の場合には、実行組織が次の事項を認識して、
　国際会議の企画・運営・管理を行う。

(1)

本会が主催・共同主催の国際会議の場合には国際会議開催の責務を負うことを明確にするため、学会名義を使用しなければならない。

(2)

国際会議の実行組織は、企画・運営にあたって自立して運営・管理し、財務的に独立採算(*)とする。

(3)

国際会議の実行組織は、会議開催の申請時に事業計画・予算を添付する。

(4)

国際会議の実行組織は、負債が生じないように企画・運営する。

【注】

形態(a)の場合は、「国際会議活動収益」、「国際会議活動費」のすべてを、（b）の場合は、責任分担率に乗じた該当収益、費用を、会議終了年度の本会決算に計上する。なお、計上できない場合は、会議開催のすべての責務を負わない形態(c)または(d)のいずれかとする。従って、形態(c)または(d)のいずれも経費負担はできない。

(*)

独立採算の原則は、以下の範囲で、通年の運用とする。

「独立採算の運用」
　継続的に開催する国際会議の場合は、会議終了後の剰余金（共同主催の場合は、責任分担率を乗じて本会決算に計上した剰余金）の70％を次回開催の原資として活用することができる。
　なお、次期開催が予定されない国際会議には、適用しない。

1.2

　開催母体による使用名称　【(　)内は省略可】

(1)

開催母体が本部の場合、「（一般社団法人）電子情報通信学会」とする。

(2)

開催母体がソサイエティ／グループの場合、「（一般社団法人）電子情報通信学会**ソサイエティ／グループ」とする。

(3)

開催母体が研究専門委員会／国際会議国内委員会の場合、「（一般社団法人）電子情報通信学会**ソサイエティ／グループ／**研究専門委員会／国際会議国内委員会」とする。

(4)

開催母体がソサイエティ／グループ／研究専門委員会／国際会議国内委員会の際に、対外的表記として「（一般社団法人）電子情報通信学会」を使用することを希望する場合（併記の場合も含む）には、この旨をソサイエティ／グループを通して、本部国際委員会の了承を得るものとする。

1.3

　英文名称について

　英文名称については、本会ホームページの「本学会関係の各英文名称一覧」の
＜http://www.ieice.org/jpn/about/eng_jap.html＞を参照する。

1.4

　本会ロゴの使用

開催母体が、本部またはソサイエティ／グループで、会議開催が承認された場
合は、本会ロゴの使用ができる（但し、ソサイエティ／グループの場合は本会
ロゴとソサイエティ／グループのロゴを併記できる）。

　2　審議決定機関／審議対象／審議事項

2.1

　審議決定機関

　国際会議開催計画の審議及び国際会議開催の可否を決定することができる機関（以下、審議決定機関と称す）は、本部国際委員会または各ソサイエティ／グループ国際委員会（これに相応する機能を有する機関を含む。以下同じ）とする。
　実行組織が複数のソサイエティ／グループに跨る場合、あるいは、開催母体が研究専門委員会、国際会議国内委員会の場合の審議決定機関は、当該国際会議と最も関係が深いソサイエティ／グループ国際委員会を審議決定機関とすることを原則とする。

2.2

　審議対象

　審議決定機関は、次に定める案件に該当する国際会議をそれぞれの審議対象とする。

2.2.1　

本部国際委員会

(a)

本会本部組織が主催あるいは本会以外の主な主催団体が学協会相当で、本会としても本部レベルの対応が必要と判断されるもの。

(b)

本会会長名で募金活動を行うもの。（ソサイエティ／グループ承認後、さらに本会会長名で募金活動を行うものを含む）

(c)

ソサイエティ／グループが個別に対応するのは適当でないと判断したもの。

(d)

その他、国際委員会が承認したもの。

2.2.2　

ソサイエティ／グループ国際委員会

(a)

本学会ソサイエティ／グループ以外の主な開催団体がソサイエティ／グループ相当であるもの。

(b)

ソサイエティ／グループが企画するもの。

(c)

ソサイエティ／グループに属する研究専門委員会が企画するもの。

(d)

その他、各ソサイエティ／グループ国際委員会が承認したもの。

2.3

　審議事項

　審議対象の国際会議が前項に該当するか否かの確認を行い、その国際会議開催計画の学術的妥当性、同種の国際会議との重複開催の有無ならびに財政面での妥当性等を考慮の上、開催の可否を決定する。
　審議決定機関は、国際会議の負債責任（この負債責任とは実行上、負債が生じた場合のみをいう）を負う組織として開催母体を決し、当該国際会議の開催を決定するものとする。
　開催可とした国際会議については、本部国際委員会は理事会へ報告、ソサイエティ／グループ国際委員会はソサイエティ／グループの決議機関に報告するものとする。
　また、当該実行組織への開催の可否の回答は、本部国際委員会は国際委員長名で、ソサイエティ／グループ国際委員会はソサイエティ／グループ国際委員会委員長名で行う。
　なお、国際会議に関する協催、協賛、後援については、国内会議、講習会等を主催する他学協会からの依頼手続きに準ずるものとする。

2.4

　国際会議終了後の報告　

　審議決定機関は、国際会議終了後、実行組織より報告された国際会議実施報告書の予算及び決算を確認し、その旨を本部国際委員会は理事会へ、ソサイエティ／グループ国際委員会はソサイエティ／グループの決議機関に報告するものとする。

　3　国際会議開催の諸手続き

3.1

　開催計画の作成／申請／報告

(1)

　国際会議の開催を計画する実行組織は、開催を計画する国際会議の性格及び開催の形態を考慮の上、様式１（国際会議計画趣意書）を作成し、審議決定機関へ提出する。なお、計画する国際会議が助成金や寄付金等を募る場合には、できるだけ速やかに（開催予定時期の2年前を目安）、この処理を進めるものとする。

(2)

　審議決定機関が、開催可とした国際会議の実行組織は、実行委員会（企画・運営・管理を実施）等を発足させるものとする。なお、必要により事前に準備委員会等を発足させることができる。

(3)

　国際会議の準備運営に際し、開催計画の基本的事項に変更が生じた場合には、その都度、実行組織がこの旨についての変更報告を審議決定機関に対して行わなければならない。

(4)

　共同主催の場合、国際会議の実行組織は、事前に他の主催団体と協議の上、会議開催に伴うあらゆる責務の責任分担率を明記した覚え書きを取り交わすものとする。

(5)

　実行組織は当該国際会議終了後、速やかに実施報告（「事業報告書」「決算報告書」）を審議決定機関へ提出しなければならない。また、「発行物」及び「事業報告」、「決算報告」、「通帳コピー」を提出する。主催の場合は「著作権譲渡書」も提出し、共同主催の場合は取り決めに準じて対処する。

3.2

　主催または共同開催で開催する国際会議について

3.2.1

著作権等の取り扱い

(a)

主催の場合：著作権、複写、翻訳等は本学会「著作権規程」に準拠する。
共同主催の場合：国際会議の実行組織が事前に他の開催団体と協議を行い、
　　　　　　　　　　著作権の取扱いを明確にする取り決めをする。なお、本会に
　　　　　　　　　　譲渡されることが望ましい。

(b)

著作権の取扱いにつき、論文募集等で事前に著者への周知を行う。また、論文の著者へは著作権譲渡書の提出を求めなければならない。

(c)

著作権の表記：著作権が本学会に帰属する国際会議の予稿集(電子媒体等も含む)には、以下の文言を掲載する。

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	Copyright ○○○○（←年号が入る） IEICE 　Permission request for reproduction:Service Department, 　IEICE Headquarters Office E-mail:service@ieice.org 　IEICE Provisions on Copyright 　　 http://www.ieice.org/eng/about/copyright.html

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

3.2.2

関係資料の保管

　国際会議終了後、その国際会議関連の発行物・資料等は実行組織または学会事務局が引き継ぎ、10年間保管するものとする。なお、著作権譲渡書は本会事務局が引き続き日本国の著作権法の定めに従って保存する。

3.2.3

本学会学会誌の国際会議欄への実施報告の掲載

　国際会議終了後、本会学会誌の国際会議欄への実施報告の掲載は、会誌編集委員会の取決めに従うものとする。

3.2.4

経理処理について

(1)

経理処理について

実行組織は、国際会議終了後に「国際会議活動収益」、「国際会議活動費」を報告する。また、国際会議終了後に実行組織が解散する場合を除き、会議終了後の剰余金（共同主催の場合は、責任分担率を乗じて本会決算に計上した剰余金）の70％を次回開催の原資として活用することができる。

(2)

運営資金の管理

①	国際会議の実行組織は、国際会議事務局を設置して予算及び決算等の実務上の会計処理を行う。
②	予算及び決算については、国際会議の実行組織が実行上の責務を負うこととする。また、必要に応じて公認会計士等の監査を受けることが望ましい。交付金・補助金・募金などを学術研究団体、官公庁等の公共団体あるいは産業関係団体等から受け、その団体から報告の要請がある場合には、公認会計士の監査を受ける必要があるかを実行組織が確認する。
③	決算後の税務処理については、「国際会議活動収益」「国際会議活動費」のすべて（共同主催の場合はその責任分担率に乗じて）を本会決算に計上することにより、本会全体の税務処理として実施する。ただし、謝金・交通費等の源泉税は別途計上を要する。
④	法人名義の預金通帳（電子情報通信学会○○国際会議○○委員会　代表○○など）、請求書・領収証等の証憑は、決算との整合ができるよう実行組織で整理・管理する（参加者記録、領収証、預金通帳ならびに金銭関係書類等は学会事務局が引き続き10年間保管すること）。
⑤	委員会議事録、稟議書などは書面で保管し、年度末に事業計画書、事業報告書、事業決算書及び預金通帳コピーを審議決定機関及び本会事務局に提出する。
⑥	当該国際会議の剰余金は、本会決算に計上されるが、当該国際会議の運営資金として考慮される。また、本会の決算に計上するにあたっては、毎年4月5日までに審議決定機関及び本会事務局経理課へ「事業報告」、「決算報告」、「通帳コピー」を提出する。

　（継続的な活動を行う国際会議の国内委員会の設置について）

　国際会議の終了に伴い、当該実行委員会の業務を引き継ぎ、次回以降の同種国際会議開催に備え、継続的な活動を行う国内における委員会を、国際会議の国内委員会と称する。
　なお、国内委員会が海外を含む複数の機関から構成される場合については、委員会運営に関する事項を含む必要な覚書を関係機関間で取り交わすものとし、それを基に以下の国内委員会の処理を行うこととする。

　1　審議決定機関／審議対象／審議事項

1.1

　審議決定機関

　国内委員会の設置可否を決定することができる機関（以下、審議決定機関と称す）は、本部国際委員会またはソサイエティ／グループ国際委員会（これに相応する機能を有する機関を含む。以下同じ）とする。
　複数のソサイエティ／グループに跨る場合は、当該国際会議と最も関係が深いソサイエティ／グループ国際委員会を審議決定機関とすることを原則とする。

1.2

　審議対象

審議決定機関は、次のいずれかに該当した国際会議についての国内委員会をそれぞれ審議対象とする。

(a)

　主催または共同主催で国際会議を開催したもの。

(b)

　国際的な常設国際会議運営組織があり、これにその一員として加わっているもの。

(ｃ)

　複数の国において持回り開催し、数年以内に再び日本における開催（定期的開催を含む）が予想されるもの。

1.3

　審議事項

　審議決定機関は、それぞれ審議対象の国内委員会の設置が前項に該当するか否かの確認を行い、その国内委員会の設置計画の妥当性、同種の設置との重複開催の有無ならびに財政面での妥当性等を考慮の上、国内委員会設置の可否を審議決定する。
　設置可とした国内委員会については、本部国際委員会は理事会へ報告、ソサイエティ／グループ国際委員会はソサイエティ／グループの決議機関に報告するものとする。
　また、国内委員会への可否の回答は、本部国際委員会は国際委員長名で、ソサイエティ／グループ国際委員会はソサイエティ／グループ国際委員会委員長名で行う。

　2　国内委員会設置／運営／責務

2.1

　設置について

　国内委員会を設置するにあたり、様式1(国際会議計画趣意書を参考に必要事項を記載した「（国際会議名）国内委員会計画趣意書】を作成し、審議決定機関に提出する。

2.2

　運営／責務

(1)

　審議決定機関の承認後、国内委員会は国内委員会事務局を設置するものとする。

(2)

　国内委員会は運営、企画、予算及び決算等の実務上の会計処理を行う。

(3)

　本会またはソサイエティ／グループが設置を承認した国内委員会の決算後の税務処理については、活動収益・活動費のすべてを本会決算に計上することにより、本会全体の税務処理として実施する。ただし、謝礼・交通費等の源泉税は別途計上を要する。

(4)

法人名義の預金通帳（電子情報通信学会○○国内委員会　代表○○など）、請求書・領収書等の証憑は、決算との整合ができるよう実行組織で整理・管理する（参加者記録、領収証、預金通帳ならびに金銭関係書類等は学会事務局が引き続き10年間保管すること）。

(5)

委員会議事録、稟議書などは書面で保管し、年度末に事業計画書、事業報告書、事業決算書及び預金通帳コピーを審議決定機関及び本学会事務局に提出する。

(6)

　当該国内委員会の剰余金は、本会決算に計上されるが、当該国内委員会の運営資金として考慮される。また、本会の決算に計上するにあたっては、毎年4月5日までに審議決定機関及び本会事務局経理課へ「事業報告」、「決算報告」、「通帳コピー」を提出する。

2.3

　国内委員会の名称とロゴについて　【（一般社団法人）は省略可】

　国内委員会の名称は、「（一般社団法人）電子情報通信学会○○ソサイエティ／グループ○○（国際会議）国内委員会」と称することができる。また、本学会ロゴとソサイエティ／グループロゴを併記できる。

2.4

　国内委員会の解散

　国内委員会がその役割を終了したときには、国内委員会の設置を承認した審議決定機関へその旨を報告し、その後速やかに解散する。ただし、剰余金がある場合は本会本部またはソサイエティ／グループ会計に全額を繰入れるものとする。

付　則

本マニュアルの改正は，一般社団法人設立登記の日から施行する。
但し，平成23年度の実施に関しては，本改正を準用して実施する。
本マニュアルの改正は、国際委員会の決議で承認を得る。