学術研究集会処理要領

（昭和６０年７月２２日制定）（平成５年１０月２５日改正）
（昭和６２年４月２２日改正）（平成７年　４月１７日改正）
（平成元年　４月２１日改正）（平成８年　４月１８日改正）

  本要領は，本会が学術研究集会に関与する場合の諸手続きの基準を示し，事務処理を円滑にす
ることを目的とする．但し，総合・ソサイエティ／グループの大会については同大会関係委員会規
程，電気・情報関連連合大会については電気・情報関連連合大会規程によるものとする．また，学
術研究集会を第二種研究会，第三種研究会として開催する場合は別に定める運営要領によるものと
する．

１．開催形式　　
  　規模，関与の程度により次のとおり分類する．
　  (1) 学会が主催，共同主催，協催，協賛または後援するもの．
　　(2) ソサイエティ／グループが主催，共同主催，協催，協賛または後援するもの．
　　(3) 研究専門委員会が主催，共同主催，協催，協賛または後援するもの．
　　(4) 本処理要領により上記(1)〜(2)の形式で開催する比較的小規模な予算規模が３，０００万
　　　円未満の国際会議．（これを国際学術研究集会と称する）．

　なお，主催および共同主催は，それぞれ本会が総務・財務の責任を負うものおよび分
　担するもので，協催はそれらの責任を分担せず，委員の派遣や論文関係業務の分担のみ
　を行うものである．協賛または後援は，これらのいずれも行わず，単に広報程度を行う　
　ものである．

２．処理手順
　  学術研究集会を本会が主催および共同主催する場合は，その運営委員会を設立するものと
  する．（運営委員会設置の期間は１０年以内）．

　 (1)　学会が主催および共同主催する場合
       ａ．学術研究集会を計画する有志は，運営委員会設立趣意書（様式１）を会長あてに提
       　出する．
　　 ｂ．ソサイエティ／グループ運営委員会は，同種の学術研究集会との重複の有無，主催
　　   の可否などを審議し，その結果を理事会に答申する．
　　 ｃ．理事会はソサイエティ／グループ運営委員会の答申を審議し，運営委員会設立の可
　　　 否を当該有志に会長名で回答する．
　　 ｄ．学術研究集会運営委員会の委員長等は，会長が委嘱する．
　　 ｅ．他学会等に対する協力依頼は，学会主催の場合は会長名で行う．また，ソサイエテ
　　   ィ／グループ主催の場合はソサイエティ会長／グループの長名で行うことを原則とす
 　　　るが，必要に応じて会長名で行うこともできる．
　　ｆ．学術研究集会の運営にあたり，基本的事項について変更が生じたときは，その都度
　　　　ソサイエティ／グループ運営委員会を経て理事会に報告するものとする．

  (2)　ソサイエティ／グループまたは研究専門委員会が主催および共同主催する場合
　　ａ．学術研究集会を計画する有志は，運営委員会設立趣意書（様式１）をソサイエティ
　　　会長／グループの長あてに提出する．
　　ｂ．ソサイエティ／グループ運営委員会は，関連する研究専門委員会の意見を聞いたう
　　　え，同種の学術研究集会との重複の有無などを審議し，運営委員会設立の可否を当該
　　　有志にソサイエティ会長／グループの長名で回答する．
　　ｃ．学術研究集会運営委員会の委員長等は，会長名で委嘱する．
　　ｄ．他学会等に対する協力依頼は，ソサイエティ会長／グループの長名または研究専門
　　　委員長名で行うものとするが，必要に応じて会長名で行うこともできる．
　　ｅ．学術研究集会の運営にあたり，基本的事項について変更が生じたときは，その都度
　　　ソサイエティ／グループ運営委員会に報告するものとする．

　(3)　協催，協賛，後援等の場合
　　　　学会協催・協賛・後援等の場合は理事会，ソサイエティ／グループ協催・協賛・後援
　　　等の場合はソサイエティ／グループ運営委員会，研究専門委員会協催・協賛・後援等の
　　　場合は研究専門委員会の承認を得るものとする．

３．経理および事務処理等
　　本会が主催および共同主催する学術研究集会の経理および事務処理は，次のように行う
　ものとする．
　　ａ．学術研究集会の運営に必要な経費は原則として独立採算により賄うものとする．
　　　  収入は学術研究集会の参加費および資料売上費等をあて，研究助成団体および個人以
     　外の寄付はこれを募ってはならない．但し，ソサイエティ／グループ運営委員会の 議決
    　 を経て，経費の一部をソサイエティ／グループ運営費より補助できるものとする．
　　ｂ．運営委員会の解散時に剰余金が生じた場合は，原則として学会に寄付するものとする．
　　ｃ．学術研究集会の運営に伴う事務処理は学術研究集会運営委員会がその責任において行
    　　い，学会事務局の負担は最小限にとどめる．

４．論文集等の著作権
　 ａ．本会が論文集等を出版する場合の著作権は，会誌，論文誌と同様に取り扱う．
　 ｂ．転載，翻訳等の取り扱いは，本会の取り決めに従うものとする．
　 ｃ．論文集に余部が生じた場合は，必要に応じて本会事務局が引き継ぎ，販売し雑収入す
　    ることができる．

５．経過および結果の報告
　ａ．学術研究集会運営委員会の存続期間が複数年度にわたるときは，年度毎に経過報告書会
   　 計報告書ならびに次年度の活動報告書を，関連するソサイエティ／グループを経て理事会
   　 に提出するものとする．
　ｂ．学術研究集会の開催報告の会誌への掲載は，会誌編集委員会の取り決めに従うものす
      る．
　ｃ．学術研究集会運営委員会が解散するときは，最終報告書（決算報告書を含む）を理事
      に提出するものとする．

６．本処理要領の変更，改廃
　　本処理要領を変更，改廃する場合は，ソサイエティ／グループ運営委員会の議決を経て，
　理事会の承認を得るものとする．
７．本処理要領は，平成８年５月　１日から実施する．

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式　１
学術研究集会運営委員会設立趣意書

　　　１．学術研究集会の名称
　　　２．学術研究集会の開催形式（次のいずれかを選ぶ）
　　　　　ａ．学会主催または共同主催
　　　　　ｂ．ソサイエティ／グループ主催または共同主催（ソサイエティ／グループ名）
　　　　　ｃ．研究専門委員会主催または共同主催（研究専門委員会名）
　　　　　ｄ．国際学術研究集会（開催形式ａ，ｂ，ｃのいずれか指定する）
　　　３．運営委員会設置の期間（１０年以内とする）
　　　４．発起人名
　　　５．連絡担当者氏名，住所，電話番号
　　　６．学術研究集会の目的，意義，担当分野
　　　７．学術研究集会の計画（開催時期，開催場所，発表論文数，参加者数など）
　　　８．共同主催，協賛，後援学協会名
　　　９．学術研究集会の運営方針，その他
　　　10. 財政計画

　　　添付すべき書類
　　　　　　・運営委員会構成案
　　　　　　・学術研究集会の収支概算計画書
　　　　　　・運営委員会規程を作成する場合は，その規程案