（平成10年3月11日制定）
（平成12年9月14日一部改正）

（平成19年8月29日一部改正）

総 則

　本要領は、エレクトロニクスソサイエティ（以下、本ソサイエティと称す）が主催、共同主催、協催、協賛または後援する国際会議に関する事項を取り扱うにあたり必要な処理要領を定めることを目的とする。
　また、本要領は、
　　第１章では、本ソサイエティが関与する国際会議に関する基本的事項を
　　第２章では、国際会議開催に関する諸手続きを
規定している。
　本要領における国際会議とは、２ヶ国以上の人が集まって開催し、組織委員会、実行委員会などに外国の委員を含むなど、企画・実行等の委員会により国際会議として位置づけられたものとする。

第１章　国際会議開催の基本的事項

１.１ 開催の形態と責務と名称について

1.1.1　開催の形態と責務
国際会議の開催を計画するもの（以下、実行組織と称す）は、国際会議計画 趣意書（様式１エ）の申請に基づき、下記のいずれかの開催形態にて、国際会議を開催することができる。

 （a）主催 （sponsered by など）

　　本ソサイエティが会議開催のすべての責務を負い、本ソサイエティまたは研究専門委員会のいずれか（これを開催母体と称する）が単独で開催する場合に主催とする。なお、実行上の責務は実行組織にあるものとする。

 （b）共同主催 （cosponsored byなど）

　　本ソサイエティが会議開催の共同分担度合いに応じて責務を負い、本ソサイエティ開催母体が共同で開催する場合に共同主催とする。なお、実行上の責務は実行組織にあるものとする。共同分担の度合いまたは責任分担率に応じて主格あるいは同格等に区別される場合がある。

 （c）協　催 （in participation with、technically cosponsoredなど）

　　本ソサイエティが会議開催の実行上のすべての責務を負わず、実行組織等への委員の派遣、論文関係の業務の分担を行う等の場合とする。

 （d）協賛または後援 （in cooperation withなど）

　　本ソサイエティが会議開催の実行上のすべての責務を負わず、開催案内を会員に周知する等の点で協力する場合とする。ただし、協賛と後援のいずれかを使用することができる。

1.1.2　開催形態による開催母体の使用名称

（1）　開催母体が本ソサイエティであれば、国際会議は「電子情報通信学会エレクトロニクスソサイエティ」の名称を使用する。

（2）　開催母体が本ソサイエティの○○研究専門委員会であれば、国際会議は「電子情報通信学会エレクトロニクスソサイエティ○○研究専門委員会」の名称を使用する。

（3）なお，（1）,（2）において、開催母体の対外的表記として「電子情報通信学会」を使用することを希望する場合には、国際会議の実行組織はこの旨を本ソサイエティを通して、本部国際委員会の了承を得るものとする。

1.1.3　「電子情報通信学会」等の英文名称
　英文名称については、本学会ホームページの「本学会関係の各英文名称一覧」の＜http://www.ieice.org/jpn/about/eng_jap.html＞を参照する。

1.1.4　本学会ロゴの使用
　本ソサイエティの主催または共同主催、協催、協賛または後援においては、本学会ロゴと本ソサエティロゴを併記できる。

1.1.5　国際会議開催計画の報告
　 開催が決定した国際会議については、本ソサイエティ会長が国際会議計画に基づき、理事会へ報告するものとする。

１．２.　審議機関と決定機関、および審議対象と決定について

1.2.1　審議機関と決定機関

　開催の形態が主催または共同主催である国際会議開催計画の審議が出来る機関（以下、審議機関と称す）は、本ソサイエティ研究技術会議とし、その開催の可否を決定することが出来る機関（以下、決定機関と称す）は、本ソサイエティ運営委員会または執行委員会とする。

　開催の形態が協催、協賛または後援である国際会議開催については、審議機関と決定機関を本ソサイエティ研究技術会議とする。

1.2.2　審議機関と審議対象

　審議機関は、次に定める案件に該当する国際会議をそれぞれ審議対象とする。

 （a）本ソサイエティ以外の主な開催団体がソサイエティ／グループ相当であるもの。

 （b）本ソサイエティが企画するもの。

 （c）本ソサイエティに属する研究委員会あるいは学術研究集会が企画するもの。

 （d）その他、本ソサイエティ運営委員会もしくは執行委員会が承認したもの。

　なお、次に定める案件に該当する国際会議については、学会本部国際委員会（以下、国際委員会と称す）にその審議決定を委ねる。

 （a）本学会以外の主な開催団体が学会相当で、本学会としても学会対応が必要と判断されるもの。

 （b）本学会会長名で募金活動を行うもの。（本ソサイエティの学会名義使用を承認されたもので、更に本学会会長名で募金活動を行うものを含む）

 （c）本ソサイエティが個別に対応するのは適当でないと判断したもの。

 （d）その他、国際委員会が承認したもの。

1.2.3　決定機関での決定

（1）国際会議の主催または共同主催の開催について、それぞれ審議対象の国際会議が前項に該当するか否かの確認を行い、その国際会議開催計画の学術的妥当性、同種の国際会議との重複開催の有無ならびに財政面での妥当性等を考慮の上、当該国際会議の主催または共同主催の開催の可否を審議機関にて審議し、その審議結果を決定機関に付議し、決定機関にて決定する。

（2）国際会議の協催、協賛または後援の開催について、その国際会議開催計画の学術的妥当性を考慮の上、当該国際会議の協催、協賛または後援の開催の可否を審議決定する。

（3）なお、開催の可否については、当該実行組織へ本ソサイエティ会長名で回答する。

1.2.4　負債責任と開催母体 　さらに決定機関は、主催または共同主催開催を決した国際会議の負債責任（この負債責任とは実行上、負債が生じた場合のみをいう）を負う組織として開催母体を決し、当該国際会議の開催を決定するものとする。

１．３　開催計画の作成／申請／報告について

1.3.1　開催計画の作成

　国際会議の開催を計画する実行組織は、国際会議開催計画を作成することとする。なお、国際会議開催計画の構成は、本要領別添の様式１エ【国際会議計画趣意書】を参考とする。

1.3.2　開催計画の申請

　実行組織は、開催を計画する国際会議の性格及び開催の形態を考慮の上、作成した国際会議計画趣意書を審議機関へ提出し、当該国際会議の開催を申し出る。

1.3.3　国際会議の実施報告及び発行物

　実行組織は国際会議終了後、速やかに実施報告（「事業報告」「決算報告」）を審議決定機関へ提出する。また、主催または共同主催の場合は、本学会事務局に発行物及びアンケートを提出する。

１．４　その他

1.4.1　著作権等の扱い

1.4.1.1　本ソサイエティが単独主催の場合

（a）著作権は、本学会「著作権規程」に準拠する。

（b）複写、翻訳等の取扱いは、本学会「著作権規程」に準拠する。

1.4.1.2　共同主催の場合

　国際会議の実行組織が事前に他の開催団体と協議を行い、著作権の取扱いを明確にする取決めを作成する。

1.4.1.3　著者への周知

　著作権の取扱いにつき、論文募集等で事前に著者への周知を行う。また、論文の著者へは著作権譲渡書の提出を求めるものとする。

1.4.2　関係資料の保管

　本ソサイエティが主催または共同主催の国際会議終了後、その国際会議関連の発行物・資料等は実行組織または学会事務局が引き継ぎ、10年間保管するものとする。 なお、著作権譲渡書は本学会事務局が引き継ぎ永久保存とする。

1.4.3　本学会会誌の国際会議欄への実施報告の掲載 　本ソサイエティが主催または共同主催の国際会議終了後、本学会会誌の国際会議欄への実施報告の掲載は、会誌編集委員会の取決めに従うものとする。

1.4.4　国際会議開催のための運用資金立替申請 　本ソサイエティが主催または共同主催の場合で、本ソサイエティに対して国際会議開催のための運用資金立替申請を行うものついては、別に定めた本ソサイエティ「国際会議運用資金立替基準」による処理を行うものとする。

第２章　国際会議開催の諸手続き

２．１　開催実行上の事務の進め方について

 2.1.1　主催または共同主催の場合の手続き

（1）実行組織は、本ソサイエティ会長宛の国際会議計画趣意書（様式１エ）を作成し提出する。

　なお、計画する国際会議が次のような場合には、出来るだけ速やかに（開催予定時期の２年前を目安）この処理を進めることとする。

 （a）助成金や寄付金等を募るもの。

 （b）本ソサイエティへの運用資金立替申請を行うもの。

（2）審議機関は提出された国際会議計画趣意書をもとに、1.2.2項に基づいた審議機関の審議対象の検討を行う｡審議機関が適合であると判断されたものについて、審議機関の長は決定機関に付議し、決定機関がその開催の可否を決定する。

　なお、開催の可否については、実行組織へ本ソサイエティ会長名で回答する。

（3）開催が決定した国際会議の実行組織は、実行委員会（企画・運営・管理を実施）等を発足させるものとする。

　なお、必要により事前に準備委員会等を発足させることができる。

（4）国際会議の準備運営に際し、開催計画の基本的事項に変更が生じた場合にはその都度、実行組織がこの旨についての変更報告を審議機関に対して行い、審議機関は必要に応じ、決定機関に報告する。

（5）共同主催の場合、国際会議の実行組織は事前に他の開催団体と協議の上、会議開催に伴うあらゆる責務の責任分担率を明記した覚え書きを取り交わすものとする。

（6）著作権の取扱いについては1.4.1項による。なお、主催または共同主催等の名義借用料については2.2.1項による。

（7）実行組織は当該国際会議終了後、速やかに実施報告（｢事業報告書｣「決算報告書」）を審議機関へ提出する。また、主催または共同主催の場合は、本学会事務局に発行物及びアンケートを提出する。

 2.1.2　協催、協賛または後援の場合の手続き

　審議機関・決定機関は、提出された協催、協賛または後援の国際会議開催計画に基づき、当該国際会議が本ソサイエティへの労務･財務等の負担の有無を審査の上、協催、協賛または後援の可否を決定する。また、当該国際会議の必要項目を学会誌の会告へ掲載する。

　この場合の協催、協賛または後援の表記については、「電子情報通信学会エレクトロニクスソサイエティ」または「電子情報通信学会エレクトロニクスソサイエティ○○研究専門委員会」とする。

２．２　主催または共同主催の場合の経理等について

2.2.1　主催または共同主催の名義借用料（剰余金の本学会責任分担率に応じた額の30％）

　国際会議終了後に主催または共同主催の名義借用料として、剰余金の30％を本ソサイエティ会計へ納入するものとする。但し、共同主催の場合は本ソサイエティ責任分担率に応じた額の30％を本ソサイエティ会計へ納入するものとする。

　剰余金の70％については、国際会議剰余金繰入として本ソサイエティ会計に組み入れることができる（研究専門委員会剰余金繰入と同様の扱いである）。また、国際会議終了後に実行組織が解散する場合は、本ソサイエティ会計に全納するものとする。

2.2.2　運営資金の管理

（1）国際会議の実行組織は、国際会議事務局を設置して会計処理を本ソサイエティと切り離して行うものとする。

（2）予算及び決算については、国際会議の実行組織が実行上の責務を負うこととする。

　その際、公認会計士等の監査を受けることが望ましい。交付金･補助金･募金などを学術研究団体、官公庁等の公共団体あるいは産業関係団体等から受け、その団体から報告の要請がある場合には、公認会計士の監査を受ける必要があるかを実行組織が確認する。

（3）決算後の税務処理については、単独主催の国際会議の税務は本学会で対処することができる。

　また、税務処理については様式１エ【国際会議計画趣意書】により、「本学会の処理／見なし法人として実行組織で処理」のいずれかを審議機関・決定機関とで事前に取り決める。

 　実行組織の事務処理：

 （a）法人名義(見なし法人を含む)の預金通帳（電子情報通信学会○○国際会議○○委員会　代表○○など）と請求書や領収証との整合ができるよう実行組織で整理・管理する（参加者記録、領収証、預金通帳ならびに金銭関係書類などは、10年間保管するものとする）。

 （b）半年に1回程度の委員会議事録や稟議書などを書面で保管しておき、年度末に事業計画書や事業報告書、事業決算書及び預金通帳コピーを審議機関及び本学会事務局に提出する。

 （c）決算による当該国際会議の剰余金は、本ソサイエティの収益事業の会計に一旦取り込むが、当該国際会議の運営資金として考慮される。本ソサイエティの決算報告に計上するにあたっては、毎年4月5日までに審議機関及び本学会事務局へ報告する。

（4）審議機関の長は、国際会議実施報告書の予算及び決算を必要により調査を行った上でこれを了承し、その旨を決定機関に報告するものとする。

（5）実行組織は準備運営にあたり、必要な場合には別に定める国際会議運用資金立替基準により、本ソサイエティから運用資金の立替を受けることができる。

３．　継続的な活動を行う国際会議の国内委員会の設置について

　国際会議の終了に伴い、開催を実施した実行委員会の業務を引き継ぎ、次回以降の同種国際会議開催に備え、継続的な活動を行う国内における委員会を、国際会議の国内委員会と称する。

　なお、国内委員会が海外の機関を含む複数の組織から構成される場合については、委員会運営に関連する事項を含む必要な覚え書きを関係国間で取り交わすものとし、それを基に、以下の国内委員会の処理を行うこととする。

３．１　審議機関と決定機関、および審議対象と決定について

　国内委員会を設置するにあたり、様式１エ【国際会議計画趣意書】を参考に必要事項を記載した「○○（国際会議）国内委員会計画趣意書」を作成し審議機関に提出する。

3.1.1　審議機関と決定機関

　国内委員会の設置可否を審議する機関（以下、審議機関と称す）は、本ソサイエティ研究技術会議とし、その設置可否を決定することが出来る機関（以下、決定機関と称す）は、本ソサイエティ運営委員会または執行委員会とする。

3.1.2　審議機関と審議対象 　審議機関は、以下のいずれかに該当した国際会議についての国内委員会を設置して、当該国際会議に関する連絡準備機関とすることができる。

 （a）本ソサイエティが主催または共同主催で国際会議を開催したもの。

 （b）国際的な常設国際会議運営組織があり、これにその一員として加わっているもの。

 （c）複数の国において持回り開催し、数年以内に再び日本における開催（定期的開催を含む）が予想されるもの。

 （d）その他、本ソサイエティ議決機関が承認したもの。

3.1.3　決定機関での決定

　それぞれ審議対象の国内委員会の設置が前項に該当するか否かの確認を行い、その国内委員会の設置計画の妥当性、同種の設置との重複開催の有無ならびに財政面での妥当性等を考慮の上、国内委員会を設置の可否を審議機関にて審議し、その審査結果を得て決定機関決定する。

　また、可否について本ソサイエティ会長名で当該国内委員会へ回答する。

３．２　国内委員会の運営と責務について

（1）国内委員会は国内委員会事務局を設置するものとする。

（2）運営、企画、予算及び決算については、国内委員会は会計処理を本ソサイエティと切り離して運営・管理する。また、この国内委員会は実行上の責務を負うこととする。その際、公認会計士等の監査を受けることが望ましい。交付金･補助金･募金などを学術研究団体、官公庁等の公共団体あるいは産業関係団体等から受け、その団体から報告の要請がある場合には、公認会計士の監査を受ける必要があるかを実行組織が確認する。

（3）本ソサイエティが設置を承認した国内委員会の決算後の税務処理は、本学会で対処することができる。

　また、税務処理については様式１エ【国際会議計画趣意書】により、「本学会の処理／見なし法人として実行組織で処理」のいずれかを審議機関・決定機関とで事前に取り決める。

 （a）法人名義(見なし法人を含む)の預金通帳（電子情報通信学会○○国内委員会　代表○○など）と請求書や領収書との整合ができるよう国内委員会で整理・管理する（領収証、預金通帳ならびに金銭関係書類などは、10年間保管するものとする）。

 （b）半年に1回程度の委員会議事録や稟議書などを書面で保管しておき、年度末に事業計画書や事業報告書、事業決算書及び預金通帳コピーを審議機関及び本学会事務局に提出する。

 （c）決算による当該国内委員会の剰余金は、本ソサイエティの収益事業の会計に一旦取り込むが、当該国内委員会の運営資金として考慮される。本ソサイエティの決算報告に計上するにあたっては、毎年4月5日までに審議機関及び本学会事務局へ報告する。

（4）審議機関は、年度ごとに国内委員会実施報告書（｢事業報告書｣「決算報告書」）の提出を受け、予算及び決算を必要により調査を行った上でこれを了承し、その旨を決定機関に報告するものとする。

（5）国内委員会は準備運営にあたり、必要な場合には別に定める国際会議運用資金立替基準により、本ソサイエティから運用資金の立替を受けることができる。

３．３　国内委員会の名称とロゴについて

　国内委員会の名称は、「電子情報通信学会エレクトロニクスソサイエティ○○（国際会議）国内委員会」と称することができる。

　また本学会ロゴと本ソサイエティのロゴを併記できる。

３．４　国内委員会の解散

　国内委員会がその役割を終了したときは、国内委員会を設置の可を審議・決定した審議機関・決定機関へその旨を報告し、その後速やかに解散する。但し、剰余金がある場合は本ソサイエティ会計に全納入するものとする。

付 則

本要領は、平成19年8月29日から適用する。