Zoomへのアクセスについて

  • オンラインでの参加はZoomを用いて行います。以下のマニュアルを参照し、あらかじめ動作を確認いただきますよう、お願いいたします。
  • 基本的な zoom 使用マニュアル
    https://www.ieice.org/jpn_r/event/zoom_manual.pdf
  • Zoomへのアクセスは、参加登録と必要に応じて参加費の支払を完了してから， ワークショップ当日の19日から、参加登録番号とパスワードを使って
    「論文集/Zoomアクセス」
    に入ってください。その後のページで、Zoom Meetingへのリンクをクリックしてください。
    なお、同ページで論文集のダウンロードも可能ですが、8月19日以降に利用できます(9月30日まで)。
  • スライド、発表内容は著作物です。録音録画は絶対にしないでください。
    資料が必要な場合は、予稿集の購入や、発表者への問い合わせをお願いいたします。
  • Zoomの参加者名を、下記フォーマットに従い変更ください。変更がない場合は、 幹事団より問い合わせが行くかもしれません。 なお、発表者や座長であることを示す [発]や[座] につきましては、 自身が参加されるセッションにおいてのみ追加頂き、 それ以外のセッション (発表、座長をされないセッション) につきましては、 聴講者のフォーマットに戻して頂きますよう、お願いいたします。

    参加種別フォーマット(例) 通信一郎(電子大学)の場合
    聴講者参加登録番号_お名前_ご所属5000_通信_電子大
    発表者[発セッションID-発表順]お名前_ご所属[発C1-3]通信_電子大
    座長[座セッションID]お名前_ご所属[座C1]通信_電子大
    運営幹事[幹]お名前_ご所属[幹]通信_電子大

  • Zoom入室時、マイクはミュート状態です。発言時のみ、マイクをオンにしてください。
  • カメラは基本オフで、発言時のみオンにしてください。

発表の事前準備と発表について

発表に際して、発表用のファイル等の事前に準備して頂きます。 また発表形態(対面/オンライン)に応じて、発表の流れが異なります。 以下に、各セッションの発表に必要な準備と、当日の発表形式について説明します。

事前に提出して頂くもの

  1. 一般セッション　現地発表者　
    • 一般講演は40.0MB以下、招待講演100.0MB以下の発表用スライドファイル(PowerPointまたはPDF)の事前アップロードが必要です
    • ファイルのアップロード期限 8月16日午前0時 8月16日23時59分
    • 下記のリンク先にて提出をお願いいたします．
      https://www.ieice.org/ess/kws/cgi/add_file.cgi
  2. 一般セッション オンライン発表者
    • 事前にアップロードが必要なものはありません
  3. WIPセッション 現地発表者
    • 40.0MB以下のポスター用データ(PowerPointまたはPDF: ビデオ会議での質疑の際に使います)の事前アップロードが必要です
    • ファイルのアップロード期限 8月16日午前0時 8月16日23時59分
    • 下記のリンク先にて提出をお願いいたします．
      https://www.ieice.org/ess/kws/cgi/add_file.cgi
    • 40.0MB以下のショートプレゼン動画の事前アップロードが必要です
    • ショートプレゼン動画の形式 MP4ファイル1つ
    • ショートプレゼン動画のサイズ 1280×720、45秒以内
    • 各ファイルのアップロード期限 8月16日午前0時 8月16日23時59分
    • 下記のリンク先にて提出をお願いいたします．
      https://www.ieice.org/ess/kws/cgi/add_file2.cgi
  4. WIPセッション オンライン発表者
    • 40.0MB以下のショートプレゼン動画の事前アップロードが必要です
    • ショートプレゼン動画の形式 MP4ファイル1つ
    • ショートプレゼン動画のサイズ 1280×720、45秒以内
    • 各ファイルのアップロード期限 8月16日午前0時 8月16日23時59分
    • 下記のリンク先にて提出をお願いいたします．
      https://www.ieice.org/ess/kws/cgi/add_file2.cgi

発表について

発表の流れは以下になります。それぞれで手順が異なりますので、各自どの形式に当てはまるか、確認をお願いいたします。
セッションを滞りなく進行させるために、下記の点をご注意下さい。
  1. 一般セッション 現地発表者
    • 当日は各会場に用意した発表用PCで発表します
    • ご自分の発表するセッションの開始時刻・発表時間・会場をプログラムからご確認下さい
    • セッション開始前に各会議場に入室して、セッションの座長に自分が発表者であることを告げて下さい
    • 発表用PCに事前にアップロードした発表用のファイルを置いていますので、これで発表をお願いします
    • 発表用PCはZoomによるビデオ会議に接続しているので、画面を共有して、会場のマイクを使って発表してください
    • オンラインの聴講者がおりますので、指示棒やレーザポインタは使えません。スライドの場所を示すにはマウスのポインタを使ってください
    • 1件の発表あたり5分程度の質疑応答時間を設けます
    • 1件が25分の場合: 発表20分/質疑応答5分
    • 座長が次の3個所でベルなどを鳴して合図します
      • プレゼンテーションの終了5分前
      • プレゼンテーションの終了(質疑応答開始)
      • 質疑応答の終了
    • 質疑応答時、画面共有、音声状態はそのままで構いません
    • 発表終了時
      共有の停止、をクリック頂き、画面共有を終了ください。また、マイクをOFFにしてください

  2. 一般セッション オンライン発表者
    • 本ページのZoomへのアクセスについてを参照して発表するセッションがある会議室のZoom Roomに接続してください
    • Zoomの参加者名をフォーマットに従い変更ください。変更がない場合は、 幹事団より問い合わせが行くかもしれません。
    • なお、発表者や座長であることを示す [発]や[座] につきましては、 自身が参加されるセッションにおいてのみ追加頂き、 それ以外のセッション (発表、座長をされないセッション) につきましては、 聴講者のフォーマットに戻して頂きますよう、お願いいたします。
    • 画面を共有して、各自PCのマイクで発表をしてください
    • スライドの場所を示すにはマウスのポインタを使ってください
    • 自身が話さない時は、必ずマイクをミュート、カメラはOFFにしてください
    • 質疑応答の時間は現地参加者と同じです
    • 質疑応答時、画面共有、音声状態はそのままで構いません
    • 発表終了時
      共有の停止、をクリック頂き、画面共有を終了ください。また、マイクをOFFにしてください

  3. WIPセッション 現地発表者
    • WIPセッション当日、イベントホールに用意したパネルにポスターをセッション開始時刻（19日12:10）までに掲載してください
    • パネルに張れるポスターサイズ 最大 A0：1枚まで
    • ショートプレゼン動画を、WIP1セッションの時間中、WIPセッション用のZoom Roomで、オンライン参加者向けにループで再生します
    • 各発表者にビデオ会議システムでのコアタイムがあります
    • コアタイムでないセッション時は、現地のポスターセッションに参加してください
    • コアタイム5分前を目途に、自身に対応するセッション会場に移動してください
      11会議場PC 1人12分、WIP1-1〜1-4：4名
      21会議場PC 1人12分、WIP1-5〜-8：4名
      32会議場PC 1人12分、WIP1-9〜-11：3名
    • コアタイム中は、ビデオ会議上でPCに保存したポスター用データを表示して画面を共有します
    • コアタイム中は、オンライン参加者からの質疑に対応してください
    • コアタイムが終了したら、イベントホールに移動してポスターセッションに参加してください

  4. WIPセッション オンライン発表者
    • WIP2セッションの時間で、対応するZoom Roomに参加してください
    • Zoomへのアクセスについてを参照してWIP2セッションのZoom Roomに接続してください
    • Zoomの参加者名をフォーマットに従い変更ください。変更がない場合は、 幹事団より問い合わせが行くかもしれません。
    • なお、発表者や座長であることを示す [発]や[座] につきましては、 自身が参加されるセッションにおいてのみ追加頂き、 それ以外のセッション (発表、座長をされないセッション) につきましては、 聴講者のフォーマットに戻して頂きますよう、お願いいたします。
    • 画面を共有して、各自PCのマイクで発表をしてください
    • 自身が話さない時は、必ずマイクをミュート、カメラはOFFにしてください
    • ショートプレゼン動画を、WIP2セッションの時間中、Zoomのブレイクアウトルーム上で、オンライン参加者向けにループで再生します
    • WIP2セッションの最初の10分はビデオ会議システムにより、プレゼン動画のみ配信します
    • 10分後、発表用のブレイクアウトルームを作成します
    • 対応するブレイクアウトルーム移動して、ポスターデータを自身のPCに表示して画面を共有してください
    • ブレイクアウトルーム内で発表、討論を行ってください（一人50分）

発表のリハーサルについて

  • オンライン発表時のトラブルを予防するために、8/19(金) 8:30〜9:00、8/20（土）8:30〜9:00にリハーサルを予定しております。各ルームの接続方法や実施時間などの詳細については、後日お知らせします。
  • リハーサルでは、音声・スライド共有・デモ動画再生などに問題が無いか、ご確認下さい。その際は、必ず発表時と同じ環境での接続をお願いします。
  • 可能であれば、発表用のPCを含めて複数のデバイスで接続いただき、画面・音声に異常が無いかご確認下さい。
  • 発表のルームについては、 8/19 (金)〜20（土）と同じルームを使用します。
  • リハーサルの混雑を避けるため、皆様の発表予定セッションが開催されるルームごとにZoom ミーティングを用意いたします。発表リハーサルに参加される際は、本ページ上部Zoomへのアクセスについての指示に従って（本番発表予定ルームの）ミーティングにログインください（ミーティングURLの確認には参加登録番号とパスワードが必要となります）。

参加の全般について

  • 一般セッション：現地参加
    • プログラムから聴講を希望する部屋をご確認ください
    • セッション開始前に、聴講を希望する会場に入室してください
    • 質問には会場のマイクをご利用ください
    • Zoomへのアクセスは不要です

  • 1日目WIPセッション：現地参加
    • セッションの時間（19日12:10〜13:00）にイベントホールに入ってください
    • 各発表者のポスターを閲覧、積極的な議論にご参加ください
    • WIP発表者はオンライン向けに、コアタイム中は不在になりますのでご注意ください
    • 質問には会場のマイクをご利用ください
    • Zoomへのアクセスは不要です

  • 2日目WIPセッション：現地参加
    • 11会議室（Zoom Room1）にて、WIP発表者のショートプレゼン動画を流します
    • セッション開始時刻より10分後、21会議室（WIP2-1）、32会議室（WIP2-2）にてWIPセッションの発表者が発表します
    • 聴講を希望する発表者の部屋に入室して、積極的な議論にご参加ください
    • 質問には会場のマイクをご利用ください
    • Zoomへのアクセスは不要です


  • 一般セッション：オンライン参加
    • オンラインでの参加はZoomを用いて行います。以下のマニュアルを参照し、あらかじめ動作を確認いただきますよう、お願いいたします。
      基本的な zoom 使用マニュアル
      https://www.ieice.org/jpn_r/event/zoom_manual.pdf
    • Zoomへのアクセス
      本ページのZoomへのアクセスについてを参照して発表するセッションがある会議室のZoom Roomに接続してください
      Zoomの参加者名をフォーマットに従い変更ください。変更がない場合は、 幹事団より問い合わせが行くかもしれません。
    • Zoom入室時、マイクはミュート状態です。発言時のみ、マイクをオンにしてください。
      カメラは基本オフで、発言時のみオンにしてください。
    • 積極的な討議をお願いいたします。質問応答は以下の二通りを併用して行います。
      1. 質問者が発表者に口頭で質問をする方法：質問のある方は、発表終了後に挙手ボタンの押下をしてください。座長より指名させて頂きますので、指名されましたらミュートを解除して、ご質問ください。
      2. チャットに質問を残す方法：発表中もしくは質疑応答中にZoom画面内のチャット欄より質問を入力してください。座長が代わりに質問をします。
      ※できるだけ発表者と聴講者のコミュニケーションを増やすために質疑応答は 1. を推奨いたします。

  • WIPセッション：オンライン参加
    • Zoomによる参加となります
    • 本ページのZoomへのアクセスについてを参照して発表するセッションがある会議室のZoom Roomに接続してください
    • Zoomの参加者名をフォーマットに従い変更ください。変更がない場合は、 幹事団より問い合わせが行くかもしれません。
    • WIP1、WIP2ではコアタイムの違いを除いて、参加方法は同様です
    • WIPセッションのZoom Room1ではWIP発表者のショートプレゼン動画を配信します
    • 個別の発表は、Zoom Room1から作成するブレイクアウトルームの中で行います
    • それぞれのブレイクアウトルームは自由に行き来可能です
    • 聴講を希望する発表者のブレイクアウトルームに移動してください
    • 積極的な議論にご参加ください

  • その他、何かありましたら、幹事までご連絡をお願いいたします。
    Zoomの参加者名で[幹]と冒頭に付記されております。
    小中(名城大) 、金城(沖縄大)、佐々木(日大)、藤枝(沖電気工業)、山口(九工大)、多和田(早大)

  • オンライン参加中の緊急連絡先
    発表直前にネットワークが切断されたなど、緊急時は以下までご連絡ください。
    メール： kws-35ss@mail.ieice.org 幹事団ML
発表時のトラブルへの対応
  • 発表時に、「発表者のネットワーク環境の調子が悪い」、「マイクが正常に機能しない」、などのトラブルが発生し、発表者側での講演が難しい場合、座長側のPCを経由して、プレゼン資料を共有画面で表示する可能性がありますが、ご了承ください。